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Mit integriertem End-2-End Process Monitoring zum intelligenten Unternehmen

Ganzheitliches Monitoring für Business- und IT-Prozesse

Ganzheitliche Überwachung
„All-in-One“-Monitoring
Komponenten
Vorteile im Überblick

End-2-End-Monitoring für klare Einblicke in Business-Prozesse und IT-Systeme

Im heutigen dynamischen Wirtschaftsleben müssen Unternehmen mehr denn je über die Status ihrer Business-Prozesse und IT-Systeme Bescheid wissen – systemübergreifend, übersichtlich und in Echtzeit. Möglich ist das über Lösungen für das End-2-End-Monitoring. Waren solche Programme bislang nur für die Überwachung der IT-Umgebung erhältlich, steht jetzt mit dem E2E-Process Monitor von Arvato Systems eine ganzheitliche Monitoring-Applikation zur Verfügung.

 

Prozesslandschaften und IT-Umgebungen in Unternehmen sind heute komplexer denn je. So wächst beispielsweise durch den Omnichannel-Ansatz in Digital Marketing und E-Commerce die Vielfalt und Verflechtung der Business-Prozesse in allen Unternehmens¬bereichen stetig. Dazu kommen Prozessanforderungen etwa im Finance- und Compliance-Bereich. Gleichzeitig sorgt die Vielzahl cloudbasierter Anwendungen sowie technischer Ansätze wie Microservices, Container und APIs für stetig steigende Komplexität der IT-Prozesse.

Um Reibungsverluste zu vermeiden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Prozesse und Systeme in ihrer Gesamtheit ohne Störungen ablaufen beziehungsweise funktionieren. Ein Ansatz dafür ist das End-2-End-Monitoring. Im Monitoring der IT-Prozesse gilt es beispielsweise, die Funktionsweise von Applikationen, Servern und Clients sowie Webservern – kurz aller Komponenten der IT-Umgebung – zu überwachen und Probleme zu beheben.

Business- und IT-Prozesse ganzheitlich überwachen

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Damit ist schon viel erreicht. Tatsächlich aber existieren in Unternehmen viel weitreichendere Aufgaben für das Monitoring, beispielsweise etwa auch im Rechnungswesen oder der Buchhaltung. 

Um die Abläufe im Unternehmen ganzheitlich und jederzeit überwachen zu können, wäre eine Lösung sinnvoll, die das gleichzeitige Monitoring von IT- und Business-Prozessen ermöglicht.  In einer Oberfläche sollte die Kontrolle möglich sein, ob unter anderem …

… Rechnungen von Kunden pünktlich bezahlt werden 
… interne und externe Belege Fehler aufweisen
… der Monatsabschluss korrekt und fristgerecht erfolgte 
… die Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht erfolgte
… der Webshop online und fehlerfrei funktioniert oder down ist
… die Aufträge innerhalb der vereinbarten Fristen abgewickelt werden
… die Datenbankserver ordnungsgemäß laufen
… die verwendeten Passwörter den Sicherheitsvorgaben entsprechen
… sich Projekte im Budgetrahmen bewegen oder diesen überschreiten

Dabei sollte die verwendete Monitoring-Applikation die Ergebnisse der Überwachung und den Status der Behebung von Problemen übersichtlich anzeigen – beispielsweise also:

  • gefundene Fehler

  • die Analyse des Problems 

  • die Behebung des Fehlers 

  • die Durchführung von Kontrollen

Damit würde eine solche Lösung den Nutzenden helfen, Probleme im internen System sowie innerhalb einzelner oder jeglicher IT-und Business-Prozesse zu erkennen und zu lösen. Dabei ist es wichtig, dass die Monitoring-Software systemübergreifend arbeitet und auch die Interaktionen mit externen Applikationen einbeziehen kann.

Ganzheitliche Monitoring-Applikation jetzt verfügbar

Bislang stand eine solche ganzheitliche „All-in-One“-Monitoring-Applikation nicht zur Verfügung. Arvato Systems hat mit seinem E2E-Process Monitor eine entsprechende Lösung speziell für SAP-Umgebungen entwickelt. Sie bietet die folgenden wesentlichen Grundfunktionen:

  • Die hierarchische Gliederung schafft dabei den nötigen Überblick. Im Kontrollbaum kann komfortabel navigiert werden, um beispielsweise schnell die Quelle eines Fehlers zu finden. Ein Ampelsystem informiert übersichtlich über den Zustand von Systemen und Prozessen sowie die Status der Behebung etwaiger Fehler.

  • Die Prüfungen der Zustände oder Status von Systemen beziehungsweise Prozessen kann in beliebigen Intervallen geplant werden. Dabei ist es auch möglich, den Fortschritt von periodisch wiederkehrenden Aufgabenlisten zu überwachen. Die Ergebnisse der Prüfungen werden in Echtzeit permanent dargestellt.

  • Hier werden die Ergebnisse abgeschlossener Prüfperioden fixiert und dokumentiert. Sehr hilfreich ist die Möglichkeit, beispielsweise die Häufigkeit bestimmter Fehler über einen längeren Zeitraum zu analysieren. Mit diesen Funktionen lässt sich in Audits die Frage schnell beantworten, wie die Prozessqualität sichergestellt wird.

Frei definierbare Kontrollabläufe

Grundlage der Prüfungen sind definierbare Kontrollen, die beliebige KPIs untersuchen. Im Umfang der Applikation stehen bereits rund 200 Standardkontrollen zur Verfügung, etwa für

  • Unvollständige Stammdaten oder Stammdatenänderungen
  • Saldokontrolle für Sachkonten oder BP-Konten 
  • zu weitreichende User-Berechtigungen
  • Doppelt gebuchte Rechnungen

Die Nutzenden können aber auch individuelle Kontrollen anlegen. Diese können im Backend selbst erstellt werden – bei Bedarf übernehmen dies auch die Experten von Arvato Systems.


Statt eine Prüfung im System vorzunehmen können Kontrollen auch einfach aus weiteren Unterkontrollen bestehen. Sobald eine dieser Unterkontrollen in der Ampel durch die rote oder gelbe Anzeige über Fehler informiert, wird auch nun die übergeordnete Kontrolle entsprechend eingestellt.
 

Nach der Behebung des jeweiligen Fehlers kann die korrespondierende Kontrolle manuell auf Grün gesetzt werden. Oder der Anwender löst nach Korrektur des Fehlers im System erneut die Kontrolle aus, um die fehlerfreie Funktion des entsprechenden Prozesses nochmals zu prüfen.

Die Komponenten des E2E-Process Monitors

Die Lösung kann wahlweise in lokaler Installation oder als SaaS-Applikation eingesetzt werden. Sie besteht aus den folgenden drei Komponenten:

Connector-Software

für die asynchrone Kommunikation zwischen SAP- oder anderen Systemen und dem E2E-Process Monitor

SAP S/4HANA-Datenbank

zur Speicherung und Auswertung der Meldungen

Fiori-Anwendung

zur übersichtlichen Darstellung der Status von Prozessen und IT-Systemen und deren Auswertung. Diese ist auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets nutzbar

Die Vorteile im Überblick

Steigerung der Effizienz und Effektivität durch die Bildung von Arbeitsvorräten für die Fachabteilungen
Entlastung der Fachbereiche durch Automatisation von manuellen Kontrolltätigkeiten
Senkung der Kosten durch automatische Dokumentation der Arbeitsnachweise für interne/externe Aufsichtsorgane
Ganzheitliche „All-in-One“-Monitoring-Applikation
Systemübergreifende Überwachung der Status sowohl von Business-Prozessen als auch der Funktion der IT-Systeme
Übersichtliche Darstellung der Ergebnisse und Unterstützung bei der Behebung etwaiger Fehlfunktionen
Audit-sichere Dokumentation der Prozess- und IT-Service-Qualität
Transparente Integration in SAP-Umgebungen 

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Simon Hagenbäumer
Experte für ZUGFeRD