Prozessautomatisierung
Geschäftsprozesse einfach und intelligent automatisieren
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bezeichnet die Automation von (Geschäfts-)Prozessen mittels IT-Unterstützung. Dabei werden Datenobjekte durch ein IT-System gesteuert und von Prozessschritt zu Prozessschritt weiterverarbeitet. In der Praxis handelt es sich häufig um Rechnungen, Urlaubs- und Reiseanträge oder Freigaben einschließlich weiterführender Informationen wie Dateianhänge. Die Prozessautomatisierung beginnt bereits bei der einfachen Eingabe mittels elektronischer Formulare anstatt der Papierform und geht bis zur vollständigen Dunkelverarbeitung. Dabei werden nicht zwingend komplexe End-to-End-Prozesse automatisiert, sondern häufig nur Prozesslücken geschlossen, beispielsweise über Robotic Process Automation oder Datenweitergaben mittels REST-Schnittstellen.
Bedarf an automatisierten Prozessen steigt
Da IT-Ressourcen mit der digitalen Transformation nicht Schritt halten können und durch diese wiederum Datenmengen exponentiell wachsen, ist Prozessautomatisierung für Unternehmen ein wichtiges Thema.
Prozessautomation oder Workflow ist zunächst nichts Neues. Workflow-Management-Plattformen gibt es seit mehr als über 20 Jahren. Was sich aber verändert hat, ist die Priorisierung von Effizienz und Einfachheit. Zum einen soll ermöglicht werden, dass jedermann, der sogenannte „Citizen-Developer“, einen Prozess automatisieren kann. Das bedeutet, dass mit sogenannten Low-Code-/No-Code-Lösungen Prozesse ohne IT-Spezialisten und ohne traditionelle Programmierkenntnisse automatisiert werden können.
Gleichzeitig stehen Unternehmen zunehmend vor der herausfordernden Aufgabe, die Geschäftsprozesse in ihrer Gänze zu automatisieren. Dabei werden Prozesse über Systemgrenzen hinweg mithilfe von Robotern (RPA) oder intelligenten Technologien, wie Künstlicher Intelligenz und Machine Learning, verselbstständigt. Hyperautomation ist die nächste Evolutionsstufe der Digitalisierung und Automatisierung und wird durch iBPMS (intelligent Business Process Management System) und Prozessautomatisierung unterstützt.
Die Vorteile von Prozessautomatisierung im Überblick
End-to-End-Automatisierung
Es gibt unterschiedliche Anwendungsbeispiele für die Automatisierung von Prozessen. Zum einen können Sie End-to-End-Prozesse automatisieren, für die aktuell keine oder wenig IT-Unterstützung besteht. Hier erfolgt eine Automatisierung häufig mittels Workflow-Management-Systemen, proprietären Systemen (z.B. CRM, SAP) oder auch für leichtgewichtige Prozesse mittels Low-Code-/No-Code-Technologien. Beispiele sind unter anderem:
- Dokumenteneingang und -digitalisierung (z.B. Rechnungseingangsprozesse)
- Freigabeprozesse (z.B. Erzeugung von Bestellanforderungen, Rechnungsfreigaben)
- HR-Prozesse (z.B. komplexe Onboarding-Prozesse)
- Incident-Management-Prozesse (z.B. Informationsaustausch bei Störungen)
- Klassische Antragsprozesse (z.B. Dienstreiseantrag, Urlaubsantrag etc.)
Automatisierung von Teilprozessen
Zum anderen lohnt sich ein Blick auf die Teilprozesse oder -prozessschritte, die manuell, wiederkehrend und/oder aufwändig sind. Neben Low-Code-/No-Code-Technologien kommt hier auch RPA zum Einsatz. Beispiele sind wie folgt:
- Versand von E-Mails und Dokumenten
- Generierung von Berichten und Reports
- Datenübertragung zwischen unterschiedlichen Systemen und verschiedenen Schnittstellen (z.B. MS CRM zu SAP ERP)
- Übertragung von Daten in unterschiedlichen Anwendungen
- Ausfüllung von bestehenden Formularen und Datenbanken
- Auslesung und Weiterleitung von Informationen aus Dateien (Excel, PDF etc.)
Unter RPA (Robotic Process Automation) versteht man den Einsatz von Software zur Prozessautomatisierung. Digitale Software-Roboter übernehmen dabei wiederkehrende Aufgaben, die herkömmlich von Mitarbeitern manuell durchgeführt werden. Dabei werden diese Tätigkeiten meist mit Screen-Recording-Techniken (Technologie aus der Testautomatisierung in der Softwareentwicklung) aufgezeichnet, entsprechend konfiguriert und dann meist auf eigens dafür bereitgestellten Robot-PCs automatisch ausgeführt. RPA kommt häufig da zum Einsatz, wo man aus Kostengründen noch nicht eine Automatisierung des gesamten Prozesses bzw. eine Erneuerung der Software durchführt, aber (Teil-)Abläufe effizienter gestalten möchte. Beispiele für solche Aufgaben sind das Überführen von Informationen und Werten per Copy-and-paste von einem System (z.B. Excel) in ein weiteres System (z.B. SAP). Die Vermeidung von Fehlern bei der manuellen Eingabe ist hier ein weiteres Argument für die Einführung von RPA.
Prozessautomatisierung in der Praxis: Mit Arvato Systems in 5 einfachen Schritten zum automatisierten Geschäftsprozess
Arvato Systems ist Ihr kompetenter Partner rund um die Automatisierung Ihrer Unternehmensprozesse: Wir unterstützen Sie auf Ihrem Weg zur Hyperautomation mit Prozessautomatisierung. Basierend auf unseren Erfahrungen aus zahlreichen Workflow- und Digitalisierungsprojekten, zeigen wir Ihnen, wie wir Sie in fünf einfachen Schritten unterstützen, das Automatisierungspotenzial Ihrer Prozesse auf die nächste Stufe zu heben.
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1. Prozesse identifizieren & analysieren
Im ersten Schritt des Prozessautomatisierungsvorhabens identifizieren wir mit Ihnen die Prozesse mit Automatisierungspotential. Das kann zum Beispiel durch Abweichungen von Prozesskennzahlen, bekannte Fehler oder Performance-Problemen im Ablauf oder durch das Feedback von Kunden und Mitarbeitern erfolgen. Möglicherweise sind zum besseren Verständnis IT-Dokumentationen von Vorteil.
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2. Prozesse priorisieren
Prozessautomatisierung ist nicht umsonst! Aus diesem Grund empfehlen wir, die potenziellen Kandidaten für eine Automatisierung im Vorfeld zu priorisieren und darauf basierend zu entscheiden, welche Prozesse und in welcher Reihenfolge automatisiert werden sollen.
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3. Prozesse dokumentieren
Erstellen Sie für jeden Prozess, der automatisiert oder optimiert werden soll, eine Dokumentation im SOLL. In vielen Fällen ist es hilfreich, diese aus dem IST-Modell – insofern verfügbar – abzuleiten. Bei der Dokumentation sollten bereits angedachte IT-Systeme oder IT-Methoden (z.B. RPA, Workflow-Management-Systeme) und Schnittstellen erfassten werden, die als Blueprint für die folgende Automatisierung dienen.
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4. Prozesse automatisieren
Wenngleich die Messung eher optionalen Charakter für die Prozessautomatisierung hat – Erfolge soll man feiern! Und das gelingt nur, wenn sie messbar werden. Darüber hinaus dienen Kennzahlen auch Stakeholdern und Sponsoren in Ihrer Organisation als Nachweis für den Erfolg.
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5. Prozess messen
Wenngleich die Messung eher optionalen Charakter für die Prozessautomatisierung hat – Erfolge soll man feiern! Und das gelingt nur, wenn sie messbar werden. Darüber hinaus dienen Kennzahlen auch Stakeholdern und Sponsoren in Ihrer Organisation als Nachweis für den Erfolg.
Prozessautomatisierung für Citizen-Developer mit dem Low-Code-/No-Code-Workflow
Neue Technologien unserer Partner ermöglichen es uns, unsere Kunden in die Lage zu versetzen, selbst Prozesse zu automatisieren. Nahezu ohne Berührung zum Quellcode, einfach aus der Anwendung heraus: Mit den Low-Code-/No-Code-Lösungen unserer intelligent Business Process Management Systemen (iBPMS) wird in drei einfachen Schritten aus einem Prozessmodell ein ausführbarer Prozess:
Prozessdokumentation
Die Prozessdokumentation erfolgt meist durch die Fachbereiche unserer Kunden bei Bedarf mit Unterstützung unserer Arvato Systems Prozessberater. Gern schulen wir Sie auch in Notationen, Tools und Anwendungsgebieten, z.B. der Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen in Ihrem Unternehmen.
Prozessautomatisierung
Formular- und Skripteditoren ermöglichen es nahezu jedem, den Prozess zu automatisieren. In der Rolle des Citizen-Developers erstellen Ihre Mitarbeiter so aus bestehenden Prozessdokumentationen in kürzester Zeit eigene, smarte Anwendungen.
Prozessfreigabe und Prozessausführung
Analog zur Freigabe der Prozessmodelle wird auch der anhängende Workflow einfach publiziert und ist damit sofort für berechtigte User ausführbar. Darüber hinaus sind Standardfunktionalitäten wie Delegieren, Fälligkeit, Vertreterregeln und vieles mehr out-of-the-box verfügbar.
Ein eingespieltes Team: Unsere langjährigen Partner
Mit intelligenten Business Process Management Systemen lassen sich Prozess dokumentieren, manuelle Prozessschritte automatisieren und Prozesse analysieren und messen. Dabei werden Schritte, die keine menschliche Interaktion erfordern, durch Software-Roboter automatisiert und Entscheidungen von der Maschine getroffen. Wir bei Arvato Systems begleiten Sie gerne bei Ihrem Automatisierungsvorhaben und setzen auf die Expertise unserer Experten und Berater sowie unsere langjährigen Partner:
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