Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement mit NAVOO® Governance
Strukturieren, schützen und optimieren Sie Ihre Dokumente mit intelligenter Governance
Das Wichtigste auf einen Blick: SharePoint Dokumentenmanagement
SharePoint ist längst mehr als nur ein Ablageort für Dateien. Richtig eingesetzt wird es zum Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Inhalte sicher, transparent und effizient verfügbar macht.
- Kernidee: Dokumente werden strukturiert, klassifiziert und kontrolliert verwaltet.
- Problem: Ohne klare Speicher- und Governance-Strategie wächst SharePoint unkontrolliert und verliert an Übersicht.
- Lösung: NAVOO® Governance ergänzt SharePoint Online um Lebenszyklus-Prozesse, SharePoint Site-Vorlagen sowie zentrale Berechtigungen und Freigaben.
- Ziel: Volle Kontrolle, maximale Flexibilität, nachhaltige Sicherheit und kein unkontrolliertes Wachstum.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Grundlage für effizientes und sicheres Arbeiten. Es sorgt dafür, dass Dokumente jederzeit verfügbar, eindeutig organisiert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
SharePoint Online ist Teil von Microsoft 365 und kann als leistungsfähiges DMS eingesetzt werden. Doch ohne klare Regeln drohen Datenchaos, redundante Ablagen und Sicherheitsrisiken. Hier setzt NAVOO® Governance an: mit klaren Strukturen, automatisierten Prozessen und Compliance-Funktionen.
Warum SharePoint als DMS einsetzen?
Nahtlose Integration in Microsoft 365
SharePoint ist mit Tools wie Teams, OneDrive und Power Platform verbunden. So entsteht eine einheitliche Arbeitsumgebung ohne Insellösungen.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Mit SharePoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS) können mehrere Personen gleichzeitig an Dateien arbeiten. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, sodass doppelte Versionen der Vergangenheit angehören.
Kostenvorteile durch bestehende Lizenzen
Ab Microsoft 365 Enterprise E1 ist SharePoint enthalten – inklusive 1 TB Cloudspeicher pro Tenant. Damit wird SharePoint zum leistungsstarken und zugleich wirtschaftlichen DMS.
Typische Herausforderungen im SharePoint Dokumentenmanagement
Viele Unternehmen berichten von ähnlichen Problemen:
- Wildwuchs von Sites, Bibliotheken und Dokumenten
- hoher manueller Aufwand für Ablage, Pflege und Berechtigungsverwaltung
- fehlende Transparenz bei Zugriffsrechten und Gastkonten
- Datenschutz- und Compliance-Risiken bei externen Freigaben
- aufwendige Suche nach relevanten Inhalten
- unklare Handhabung von Schutzklassen und Klassifizierungen
Die Folgen: Frustration bei Mitarbeitenden, ineffiziente Arbeitsprozesse und potenzielle Sicherheitsrisiken. Ohne eine klare Strategie für Governance und Compliance bleibt das volle Potenzial von Microsoft SharePoint ungenutzt.
Unsere Lösung: Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement mit NAVOO® Governance
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre SharePoint-Umgebung sicher, strukturiert und compliant zu verwalten. Mit NAVOO® Governance von Arvato Systems erweitern Sie SharePoint zu einem vollwertigen Dokumentenmanagementsystem – maßgeschneidert für Ihre Microsoft 365 Umgebung.
Die Lösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur und bietet praxisorientierte Tools für klare Strukturen, automatisierte Richtlinien und effizientes Zugriffsmanagement. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Sites, Inhalte und Berechtigungen – transparent und revisionssicher.
NAVOO® Governance unterstützt Sie dabei, Ihre Microsoft 365 Dienste wie Groups, SharePoint und Teams professionell zu steuern – auf Basis erprobter Best-Practice-Vorlagen.
Funktionen von NAVOO® Governance im Überblick
- einheitliche Strukturen durch Best-Practice-Vorlagen
- Governance-Einstellungen und Metadaten integriert
- 90 % sofort einsatzbereit, flexibel erweiterbar
- Nutzende können Sites und Bibliotheken selbst anlegen
- Genehmigungsprozesse sichern sensible Schritte
- IT behält jederzeit Transparenz und Kontrolle
- automatisierte Prüfungen aller Sites und Freigaben
- dokumentierte Ergebnisse für Audits und Compliance
- Verantwortung bleibt bei den Site-Besitzenden
- regelbasierte Archivierung und Löschung inaktiver Inhalte
- Benachrichtigungen für Verlängerungen
- Ordnung und Übersicht statt Datenwildwuchs
- präzise Rollenmodelle für Besitzer, Mitglieder und Gäste
- zeitlich begrenzte Berechtigungen mit automatischem Ablauf
- sichere Zusammenarbeit mit internen und externen Partner:innen
- Namenskonventionen, Speicherlimits sowie Mindest- und Höchstanzahl von Site-Besitzenden automatisch anwenden
- Monitoring gegen unkontrollierte Nutzung
- Governance passiert im Hintergrund
- Dashboards für Admins und Fachbereiche
- Echtzeit-Überblick über Nutzung, Speicher und Berechtigungen
- Compliance jederzeit im Blick
- strukturierte Anlage und Verwaltung externer Konten
- Ablaufdaten für Gastzugriffe definieren
- Verantwortlichkeiten eindeutig zuordnen
- transparente Rechtevergabe auf Ordnerebene
- Vermeidung unübersichtlicher Berechtigungsketten ab bestimmter Hierarchieebenen
- Transparentes Teilen und zuverlässiger Schutz sensibler Inhalte
Ihre Vorteile mit NAVOO® Governance
Produktivität & Effizienz
Optimierte und gut dokumentierte Anwendungsfälle und Tools für Microsoft SharePoint und Teams.
Compliance & Sicherheit
Sichere unternehmensweite Datenverwaltung für unterschiedliche Nutzungsszenarien.
Benutzerfreundlichkeit
Selfservices und vordefinierte Einführungsprozesse fördern Akzeptanz.
Schneller Start
Schnelle Aktivierung von Best-Practice-Vorlagen und die Blaupause für Ihre Governance-Strategie.
Kostenersparnis
Weniger Supportaufwand, weniger Speicherbedarf.
Welche Einsparpotenziale bietet NAVOO® Governance im Detail?
Sicherheit und Qualität sind oft schwierig messbar. Doch betrachtet man Prozesslaufzeiten und den Mehraufwand für Ablage, Berechtigungen und Supportanfragen, wird klar: Mit NAVOO® Governance lassen sich in allen Bereichen deutliche Zeit- und Kosteneffekte erzielen.
Fachliche Verantwortliche – weniger Konfigurations- und Wartungsaufwand
NAVOO® Governance bietet besonders für Site-Besitzende und fachliche Verantwortliche einen hohen Mehrwert:
- Restriktivere Regeln für Site-Erstellung und Freigaben sorgen für klare Strukturen.
- Self Services ermöglichen es, Standardaufgaben wie Freigaben oder Berechtigungsprüfungen selbstständig umzusetzen.
- Automatisierte Metadaten- und Label-Vererbung erleichtert die Strukturierung und verbessert die Auffindbarkeit von Dokumenten.
Effekt: Prozesse laufen schneller und standardisierter ab, Suchzeiten sinken, Projektstarts erfolgen ohne Verzögerungen.
Administration & Sicherheit – weniger Prüfungs- und Kontrollaufwand
NAVOO® Governance entlastet Administrator:innen, indem das Tool zentrale Verwaltungsaufgaben automatisiert:
- Erstellung, Löschung und Wiederherstellung von Benutzerkonten inkl. Gastzugänge
- Verwaltung von SharePoint Sites und M365-Gruppen inkl. Berechtigungen und Freigaben
- vollautomatische Verwaltung des Lebenszyklus von Sites und Inhalten
Effekt: IT-Teams reduzieren manuellen Kontrollaufwand erheblich, Compliance wird zuverlässig eingehalten, Sicherheitsstandards bleiben konstant hoch.
Support & Helpdesk – weniger Incidents und Anfragen
NAVOO® Governance reduziert den Supportaufwand spürbar und stärkt die Eigenständigkeit der Nutzer:innen:
- Berechtigungen für Sites, Verzeichnisse und Dokumente lassen sich eigenständig verwalten.
- Gastzugänge werden unkompliziert angelegt und verwaltet.
- Neue Sites entstehen mit wenigen Klicks dank vordefinierter Vorlagen.
Effekt: Die Anzahl von Incidents und Service Requests sinkt deutlich, während Support-Teams entlastet werden. Mitarbeitende arbeiten eigenständiger und produktiver.
Unser Vorgehen für Ihren Erfolg
In unseren Workshops vermitteln Ihnen unsere erfahrenen Expert:innen fundiertes Wissen und praxisnahe Beratung. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir die beste Lösung für Ihr Unternehmen. Dabei setzen wir auf ein strukturiertes Vorgehen, das von der Analyse Ihrer aktuellen Umgebung bis zur technischen Umsetzung reicht – transparent, erprobt und nachvollziehbar.
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1. IST-Analyse
Status quo erfassen
Wir beginnen mit einer gründlichen Bestandsaufnahme Ihrer Microsoft 365-Umgebung:
- Nutzung von SharePoint, Teams und weiteren Tools
- Strukturen und Datenablagen
- bestehende Rollenkonzepte
- relevante Use Cases und Prozesse
- Input für Transformation, Migration und Change Management
Ergebnis: Sie erhalten ein klares Bild über Ihre aktuelle Situation und erste Optimierungspotenziale.
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2. Reports
Fakten für Entscheidungen
Begleitend zur IST-Analyse erstellen wir umfassende Reports:
Site-/Team-Report:
- Anzahl und Speicherverbrauch Ihrer Sites
- Identifikation inaktiver oder veralteter Sites
- Nutzungsdaten und Verantwortliche je Site
- Analyse von Freigabeeinstellungen
Gastbenutzer-Report:
- Analyse aller bestehenden Gastkonten in Entra
- Erkennung von Gästen, die nie aktiv waren, aber noch Zugriff besitzen
- Identifikation inaktiver Gastkonten (z. B. seit mehreren Monaten)
Content-Report:
- Bestandsaufnahme Ihrer SharePoint Dokumente
- Prüfung von Berechtigungen auf Verzeichnis- und Dokumentenebene (z. B. Everyone)
- Versionierung und Alter/Aktualität von Inhalten
- Nutzung von Labels (Retention, Datenschutz)
- Einsatz von Inhaltstypen
- Speicherplatzverbrauch und Verteilung
Ergebnis: Sie erhalten messbare KPIs als Grundlage für die Konzeption.
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3. SOLL-Konzept
Governance nach Maß
Auf Basis der IST-Ergebnisse entwickeln wir ein individuelles Governance-Konzept für Ihr SharePoint Dokumentenmanagement:
- Definition von Anwendungsfällen und Strukturen
- Erstellung von SharePoint Site Vorlagen
- Festlegung von Governance-Prozessen und Verantwortlichkeiten
- Definition von Berechtigungen und Klassifizierungen
- Auditierung von Inhalten (Sensitivity Labels, Metadaten etc.)
- Entwicklung von Strategien für Gastbenutzer:innen und Lebenszyklen
Ergebnis: Ein klar dokumentiertes SOLL-Konzept mit Architektur, Prozessen und Richtlinien, das direkt umsetzbar ist.
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4. Konfiguration & Pilotbetrieb
Umsetzung in die Praxis
Wir übertragen das SOLL-Konzept in Ihre Microsoft 365-Umgebung und testen es gemeinsam im Pilotbetrieb:
- Einrichtung globaler Microsoft 365 Tenant-Settings (SharePoint, OneDrive, Teams, Entra ID)
- Governance- und Security-Einstellungen umsetzen
- Bereitstellung und Einführung der M365-Architektur
- Testphase mit Feinschliff im Pilotbetrieb
Optional: Schnelle Bereitstellung eines NAVOO® Governance-Piloten – für unmittelbare Ergebnisse.
Häufige Fragen zu NAVOO® Governance
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Warum ist eine SharePoint Governance-Strategie notwendig?
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Warum ist eine Governance-Strategie für SharePoint Dokumentenmanagement so wichtig?
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Wie lassen sich Benutzerkonten, Anforderungen und Inhalte in SharePoint effizient verwalten?
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Warum eignet sich NAVOO® Governance als Einstieg in eine IT-Governance?
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Welche Anpassungen sind für den Einsatz notwendig?
Für den Einsatz von NAVOO® Governance sind keine grundlegenden Veränderungen erforderlich. Die Lösung lässt sich problemlos in bestehende Systeme integrieren und unterstützt die Weiterentwicklung vorhandener Strukturen. Intuitive, automatisierte Prozesse vereinfachen den Arbeitsalltag und sorgen dafür, dass Mitarbeitende Governance-Richtlinien mühelos einhalten können – ohne zusätzlichen Aufwand.
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Kann ich NAVOO® Governance unabhängig von anderen NAVOO®-Modulen einsetzen?
Ihr Kontakt für NAVOO®