SharePoint Archivierung mit NAVOO® Smart Archive

Das Wichtigste auf einen Blick

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Microsoft 365 Archiv vs. NAVOO® Smart Archive

Unser Vorgehen

FAQ

Das Wichtigste auf einen Blick

Mit NAVOO^® Smart Archive profitieren Sie von:

Granulare und automatisierte Archivierung von Dateien, Haupt- und Nebenversionen, Ordnern, Bibliotheken, SharePoint-Websites oder Tenant-übergreifenden Inhalten auf Basis definierter Regeln
Auslagerung in kostengünstigen Cloud-Speicher wie Azure, AWS oder Google Cloud – inklusive durchsuchbarer Stub Files am Originalspeicherort in SharePoint Online
Erhalt von Auffindbarkeit und Kontext durch Volltextsuche in Office-Dateien und PDFs sowie durch den Erhalt von Dateityp und Metadaten
Direkte Wiederherstellung durch Endanwenderinnen und -anwender ohne IT-Support und ohne Wechsel der gewohnten SharePoint-Umgebung
Unterstützt Compliance-Vorgaben wie Retention- und Sensitivity-Labels
Transparenz durch Vorab-Simulationen, Speicheranalysen und Reporting auf Dateiebene
Schnelle Implementierung mit direkter Nutzung im SharePoint-Frontend innerhalb weniger Tage
Flexible Betriebsmodelle: Managed Hosting für einen schnellen Start oder Self-Hosting für maximale Kontrolle und langfristige Kostenvorteile

Wenn Microsoft 365 Archiv nicht ausreicht: Mit NAVOO® zu mehr Kontrolle, Flexibilität und Transparenz für Ihren SharePoint-Speicher

SharePoint Online wächst in vielen Unternehmen schneller, als es den Verantwortlichen lieb ist. Große Dateien, alte Projektbereiche und umfangreiche Versionshistorien belegen wertvollen Speicherplatz. Die Folge: steigende Kosten, unübersichtliche Strukturen und immer mehr Aufwand im Microsoft-365-Speichermanagement.

Mit NAVOO^® Smart Archive archivieren Sie SharePoint-Inhalte gezielt und regelbasiert – direkt aus der gewohnten SharePoint-Umgebung. Dateien, Versionen, Ordner, Bibliotheken oder ganze SharePoint-Strukturen werden in kostengünstigen Cloud-Speicher ausgelagert. Am ursprünglichen Speicherort bleiben durchsuchbare Stub Files erhalten, sodass Inhalte weiterhin auffindbar sind und bei Bedarf direkt wiederhergestellt werden können.

Microsoft hat das Microsoft 365 Archiv um eine dateibasierte Archivierung erweitert. Dies stellt einen wichtigen Schritt für Standardszenarien im Microsoft-Ökosystem dar. Doch sobald Themen wie Datenhoheit, externe Speicherziele, kontrollierte Versionsstrategien, revisionssichere Archivierung oder steuerbares Reporting ins Spiel kommen, bietet NAVOO^® Smart Archive deutlich mehr Möglichkeiten.

Effiziente SharePoint Online-Archivierung mit NAVOO® – Kosten senken, Speicher optimieren

SharePoint Online ist das Herzstück moderner Zusammenarbeit – doch die Speichergrenzen von Microsoft 365 führen schnell zu Engpässen. Ob große Dateien, alte Projekte oder nicht mehr aktive Inhalte: Ohne ein klares Archivierungskonzept wächst der Datenbestand unkontrolliert – und mit ihm die Kosten.

NAVOO^® Smart Archive bietet die ideale Lösung für die strukturierte, regelbasierte SharePoint Archivierung – nahtlos integriert, sicher und benutzerfreundlich.

Warum brauche ich eine Archivierungslösung für SharePoint Online?

Unternehmen brauchen eine Archivierungslösung, da Speicherplatz begrenzt ist, alte Inhalte unkontrolliert wachsen und Lizenzkosten steigen. NAVOO^® Smart Archive hilft dabei, Dateien auszulagern, die Compliance einzuhalten und Kosten zu reduzieren.

Die Herausforderungen im Überblick:

Begrenzter SharePoint Speicherplatz: In SharePoint Online wird der verfügbare Standardspeicher schnell knapp, da projektbezogene Dateien, Versionshistorien und Daten aus kollaborativen Anwendungen wie Teams und Planner sich schnell summieren.
Unkontrolliertes Datenwachstum: Dateien blockieren den Speicherplatz und erschweren das Dokumentenmanagement. Ohne eine geeignete Archivierungslösung häufen sich die Daten mit der Zeit kontinuierlich an, was die Verwaltung, Suche und Beauskunftung durch Microsoft 365 Copilot zunehmend erschwert.
Steigende Lizenzkosten: Um dem Speicherplatzmangel von Microsoft 365 entgegenzuwirken, müssen Unternehmen zusätzlichen Premium-Speicherplatz erwerben – eine kostspielige und wiederkehrende Investition.
Verlust an Effizienz und Akzeptanz: Unstrukturierte Speicherorte und überfüllte Dokumentenbibliotheken erschweren den schnellen Zugriff auf relevante Inhalte und beeinträchtigen die Produktivität.

Mit einer strategischen Archivierungslösung für SharePoint Online beugen Sie diesen Problemen vor – und das ohne Datenverlust.

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NAVOO® Smart Archive – Ihre Lösung für moderne SharePoint Archivierung

Mit NAVOO^® Smart Archive erhalten Sie eine leistungsstarke Lösung zur effizienten Archivierung von SharePoint Online-Inhalten, ganz ohne Kompromisse bei der Funktionalität oder Verfügbarkeit Ihrer wichtigen Informationen.

Und wie funktioniert die Archivierung mit NAVOO^® Smart Archive genau?

Die Lösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende SharePoint Online-Umgebung und ermöglicht allen Mitarbeitenden einen einfachen Zugriff auf archivierte Daten. Das Einbinden eines separaten Speicherortes im Dateiexplorer, um auf archivierte Dateien zuzugreifen, und der Weg über die IT-Abteilung, um Dateien wieder herzustellen, entfallen. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für eine hohe Akzeptanz.

Was macht NAVOO® Smart Archive besonders?

NAVOO® Smart Archive geht über klassische Archivierungsfunktionen hinaus. Die Lösung wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre SharePoint-Archivierung gezielt steuern, Kosten nachhaltig optimieren und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Daten behalten möchten.

Im Fokus stehen dabei:

Digitale Souveränität und flexible Speicherwahl
Archivierte Daten können in Azure, AWS, Google Cloud oder im eigenen Rechenzentrum gespeichert werden – passend zur individuellen Cloud- und Compliance-Strategie.
Gezielte Versionsstrategie statt pauschaler Archivierung
Überflüssige Versionen werden vor der Archivierung regelbasiert bereinigt. So wird das Archivvolumen reduziert, ohne den aktiven Datenbestand zu verändern.
Transparenz durch Simulation und Reporting
Vorab-Simulationen zeigen Einsparpotenziale auf Datei-Ebene. Nach der Archivierung liefern Dashboards detaillierte Auswertungen zu Nutzung und Speicherentwicklung.
Steuerbare Auffindbarkeit von archivierten Inhalten
Inhalte bleiben über konfigurierbare Metadaten, Volltextauszüge und Keywords auffindbar – auch für Suche, eDiscovery und KI-basierte Szenarien.
Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse
Archivierung und Wiederherstellung erfolgen direkt in SharePoint. Zusätzliche Tools oder separate Zugriffspfade sind nicht erforderlich.

Welche Funktionen hat NAVOO® Smart Archive?

Benutzerfreundliche Dokumentenarchivierung direkt in SharePoint

integrierte Dialoge zum Archivieren, Wiederherstellen und Herunterladen einzelner Dateien und Versionen direkt in SharePoint Online
flexible Auswahl einzelner Dokumente oder Versionen bei der Archivierung
Ersatz des Originals durch durchsuchbare Stub Files inklusive Metadaten
sofortige Wiederherstellung archivierter Dateien direkt durch Nutzer:innen ohne IT-Aufwand

NAVOO_Smart-Archive_SharePoint-Strukturen

Archivierung kompletter SharePoint-Strukturen

Archivierung von Ordnern, Bibliotheken oder ganzen Site Collections
fest definierbare Archivierungsintervalle
vollständig automatisierte Aufnahme neuer oder verschobener Dateien
intelligente Steuerung direkt in SharePoint Online

NAVOO_Smart-Archive_Intelligente-Archivierung

Intelligente und automatisierte Archivierung von Inhalten und Versionen

individuell anpassbare Archivierungsregeln zur gezielten Auswahl von Inhalten z. B. Alter, Klassifizierung, Dokumententypen oder Zugriff
mandantenweit einheitliche Archivierungsrichtlinien
vollautomatisierte Archivierung über alle SharePoint-Websites, Microsoft Teams, schreibgeschützten Websites und Teams‑Kanäle hinweg
Stub Files maximal individualisierbar – 100 % unternehmensspezifisch und angereichert mit direktem Link zum Speicherort

Archivierung von Dokumentversionen

Archivierung von Haupt- sowie Zwischen- und Entwurfsversionen von Dokumenten
flexible Festlegung der der Anzahl zu archivierenden Dokumentversionen pro Datei
optionale Auswahl einzelner Dokumentversionen durch Nutzer:innen während der Archivierung
automatische Verwaltung archivierter Versionen gemäß definierter Versionsgrenzen
Berücksichtigung von SharePoint Versionsrichtlinien einschließlich Versionen mit Ablaufdatum

Volltextsuche in archivierten Dokumenten

automatische Extraktion von Textinhalten aus archivierten Office-Dokumenten und PDF-Dateien
Volltextinformationen werden im Stub File als Metadaten gespeichert
archivierte Inhalte bleiben über die SharePoint-Suche weiterhin auffindbar
Unterstützung für eDiscovery-, Compliance- und KI-basierte Suchszenarien

Kontrolle und Transparenz über das zentrale Admin Portal

zentrale Verwaltungsoberfläche zur Steuerung aller Smart Archive Funktionen und Archivierungsaufträge
automatisierte Archivierung durch regelbasierte Kriterien oder präzise KQL-Abfragen
Verwaltung mehrerer Microsoft 365 Umgebungen und Archivspeicher innerhalb einer Oberfläche

Berücksichtigung von Compliance-Einstellungen

Sensitivity Labels (Vertraulichkeitsbezeichnungen) werden bei der Archivierung berücksichtigt; es ist konfigurierbar, welche Labels archiviert oder ausgeschlossen werden
zugewiesene Sensitivity Labels bleiben sowohl auf der Originaldatei im Archivspeicher als auch auf der Stub-Datei erhalten
Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien) und Retention Labels (Aufbewahrungsbezeichnungen) können so konfiguriert werden, dass die Archivierung unterstützt oder ausgeschlossen wird
keine Änderung sensibler Metadaten

Flexible Infrastruktur und Hosting-Optionen

flexible Auswahl verschiedener Archivspeicher (Azure Blob Storage, AWS S3 oder Google Cloud Storage)
Integration in vorhandene Cloud-Strategien
Skalierung je nach Wiederherstellungsfrequenz und Speicherbedarf
Reduzierung der Microsoft 365 Speicherkosten mit der Managed Hosting Variante um bis zu 65 %

Hosting-Optionen und Kostenmodell von NAVOO® Smart Archive

SharePoint-Archivierung_NAVOO-Smart-Archive_DE

Welche Kostenlogik passt besser zu Ihrer Archivierungsstrategie?

Die Entscheidung hängt weniger am reinen Preis pro Gigabyte als vielmehr an Ihrer individuellen Ausgangssituation:

Microsoft 365 Archiv kann für einfache Standardszenarien sinnvoll sein, wenn Sie sich innerhalb Ihrer Tenant-Speicherquota bewegen oder nur moderate Datenmengen archivieren möchten. In diesem Fall lassen sich inaktive Inhalte nativ im Microsoft-Umfeld in das M365 Archive auslagern, um Speicherkosten zu sparen. Es ist die ideale Wahl für Unternehmen, die bewusst keine externe Speicherplattform betreiben wollen.
NAVOO^®Smart Archive entfaltet seinen Kostenvorteil bei großen Datenvolumina, stark versionierten Beständen und dem Wunsch nach präzisen Archivierungsregeln. Durch die gezielte Auswahl von Inhalten, die Bereinigung unnötiger Versionen und die freie Wahl des Speicherziels reduzieren Sie nicht nur den aktiven SharePoint-Speicher, sondern optimieren auch nachhaltig die langfristigen Archivkosten.

NAVOO Smart Archive Preisrechner

Verwenden Sie diesen Rechner, um Ihre potenziellen Kosten und Einsparungen bei der Nutzung von NAVOO® Smart Archive zu schätzen.

Wir empfehlen Ihnen, sich vor der Nutzung dieses Rechners mit dem Kostenmodell und den Hosting-Optionen des Produkts vertraut zu machen. Geben Sie die Werte ein, die der jeweiligen Beschreibung im entsprechenden Eingabefeld entsprechen.

Bitte beachten Sie, dass die berechneten Ergebnisse nur Schätzungen sind und kein offizielles Angebot darstellen.

Microsoft SharePoint
– Zusätzlicher Speicher –

–

Gesamtkosten / 10 Jahre

–

Monatliche Kosten

Details anzeigen

Speicher / 1 TB / Monat –

Lizenz / 1 TB / Monat –

Betrieb / Monat –

Gesamtkosten / Monat –

1 Jahr –

2 Jahre –

5 Jahre –

10 Jahre –
NAVOO® Smart Archive
– Managed Hosting –

–

Gesamtkosten / 10 Jahre

–

Monatliche Kosten

Ersparnis: –

Details anzeigen

Speicher / 1 TB / Monat –

Lizenz / 1 TB / Monat –

Betrieb / Monat –

Gesamtkosten / Monat –

1 Jahr –

2 Jahre –

5 Jahre –

10 Jahre –
NAVOO® Smart Archive
– Self Hosting –

–

Gesamtkosten / 10 Jahre

–

Monatliche Kosten

Ersparnis: –

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Speicher / 1 TB / Monat –

Lizenz / 1 TB / Monat –

Betrieb / Monat –

Gesamtkosten / Monat –

1 Jahr –

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5 Jahre –

10 Jahre –

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Speicher / 1 TB / Monat	–
Lizenz / 1 TB / Monat	–
Betrieb / Monat	–
Gesamtkosten / Monat	–
1 Jahr	–
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Speicher / 1 TB / Monat	–
Lizenz / 1 TB / Monat	–
Betrieb / Monat	–
Gesamtkosten / Monat	–
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Speicher / 1 TB / Monat	–
Lizenz / 1 TB / Monat	–
Betrieb / Monat	–
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NAVOO® Smart Archive vs. Microsoft 365 Archiv

Nicht jedes Unternehmen benötigt den vollen Funktionsumfang einer dedizierten Archivierungslösung. Wir unterstützen Sie transparent bei der Wahl der richtigen Strategie für Ihr M365 Speicher-Management. Während Microsoft 365 Archiv eine solide Basis für Standardfälle bietet, liefert NAVOO^® Smart Archive entscheidende Vorteile bei komplexen Compliance-, Kosten- und Souveränitätsanforderungen.

Wann Microsoft 365 Archiv ausreichen kann

Microsoft 365 Archiv eignet sich gut, wenn folgende Punkte zutreffen:

Sie wollen vollständig im Microsoft Ökosystem bleiben und keine zusätzliche Speicherplattform betreiben
Ihr Tenant liegt innerhalb der bestehenden Speicherquota, sodass keine zusätzlichen Speicherkosten entstehen
Sie haben einen klassischen Aufräum-Anwendungsfall mit moderaten Datenvolumina
Eine native Bedienung in SharePoint und Teams ist Ihnen wichtiger als erweiterte Steuerungsmöglichkeiten
Versionshistorien, Reaktivierungsgeschwindigkeit und Copilot-Sichtbarkeit sind keine kritischen Themen

Wann NAVOO^® Smart Archive den größeren Mehrwert bietet?

NAVOO^® Smart Archive entfaltet seinen Mehrwert genau dort, wo Microsoft 365 Archiv an seine Grenzen kommt:

Souveränität & Multi-Cloud: Sie wollen Daten außerhalb des Microsoft Ökosystems archivieren – in Azure, AWS, Google Cloud oder im eigenen Rechenzentrum
Große Speichervolumina: Sie überschreiten die Tenant-Quota deutlich oder erwarten ein starkes Datenwachstum
Versionsintensive Bestände: Sie haben über Jahre gewachsene SharePoint-Bibliotheken mit vielen Dateiversionen, deren Bereinigung erhebliche Einsparungen bringt
Steuerbare Auffindbarkeit: Archivierte Inhalte sollen für Copilot, eDiscovery oder die SharePoint-Suche weiterhin nutzbar bleiben – kontrolliert und konfigurierbar
Operative Archivierungsszenarien: Wiederholtes Archivieren und Wiederherstellen ohne Cooldowns und ohne 24-Stunden-Wartezeit
Detailliertes Reporting: Sie brauchen Vorab-Simulationen, Einsparpotenzial-Analysen und Berichte auf Datei-Ebene
Branchenspezifische Compliance: Anforderungen an revisionssichere Archivierung oder regulatorisch vorgegebene Speicherorte

Die wichtigsten Unterschiede im Detail

Der wesentliche Mehrwert von NAVOO^® Smart Archive liegt in der Tiefe der Funktionen. Wo Microsoft standardisierte Prozesse vorgibt, bietet NAVOO^® die notwendige Flexibilität für komplexe IT-Infrastrukturen.

Microsoft 365 Archiv vs. NAVOO® Smart Archive

Merkmal	Microsoft 365 Archiv	NAVOO® Smart Archive
Speicherziel und Datenhoheit	Vorgegeben: Archivierung innerhalb des Microsoft-365-Umfelds in Microsoft Azure (Cold Tier). Keine freie Wahl externer Speicherziele.	Souverän: Freie Wahl des Archivspeichers, zum Beispiel Azure Blob Storage, AWS S3, Google Cloud oder eigenes Rechenzentrum.
Granularität	Standardisiert: Dateien, Ordner und Webseiten archivierbar im Rahmen des Microsoft Modells.	Punktgenau: Einzelne Dateien, Versionen, Ordner, Bibliotheken und größere SharePoint Strukturen gezielt archivierbar.
Versionsstrategie	Pauschal: Vorhandene Versionen bleiben Bestandteil der archivierten Datei. Keine separate Steuerung pro Archivierungsvorgang.	Konfigurierbar: Alle Versionen archivierbar oder regelbasierte Reduktion vor der Archivierung möglich.
Wirkung auf Versionen	Global wirkend: Versionsbereinigung nur auf Bibliothek- oder Site-Ebene möglich und betrifft den aktiven Bestand.	Gezielt: Versionsbereinigung erfolgt im Archivierungsprozess. Der aktive Bestand bleibt unverändert.
Zugriff und Wiederherstellung	Verzögert: Reaktivierung erforderlich. In den ersten 7 Tagen sofort, danach bis zu 24 Stunden Wartezeit möglich.	Direkt: Zugriff über Stub Files. Inhalte können mit einem Klick wiederhergestellt oder direkt heruntergeladen werden.
Erneute Archivierung	Eingeschränkt: 30 Tage Sperrfrist nach Reaktivierung.	Flexibel: Keine vergleichbare Sperrfrist für erneute Archivierung. Erneute Archivierung sofort möglich oder regelbasiert automatisiert bei Inaktivität.
Auffindbarkeit und KI-Szenarien	Begrenzt steuerbar: SharePoint- & OneDrive-Websuche und eDiscovery unterstützt. Keine Auffindbarkeit durch Microsoft 365 Copilot.	Konfigurierbar: Steuerbar Auffindbarkeit über Metadaten, Keywords, Volltextauszüge oder Zusammenfassungen.
Reporting und Simulation	Grundlegend: Reporting auf Tenant und Site Ebene. Keine Vorab- Simulation auf Datei-Ebene.	Transparent: Vorab-Simulation auf Datei-Ebene und detailliertes Reporting zu Einsparpotenzialen.
Automatisierung	Im Aufbau: Aktuell manuell und API basiert. Policy basierte Automatisierung angekündigt.	Produktiv: Regelbasierte automatische Archivierung nach Alter, Änderung, Dateigröße, Typ oder Metadaten.
Endnutzer Nutzung	Unterstützt: Endnutzer können Dateien und Ordner archivieren und reaktivieren, abhängig von Berechtigungen.	Unterstützt: Dateien können direkt in SharePoint archiviert, wiederhergestellt oder heruntergeladen werden.
Compliance und Sicherheit	Integriert: Berechtigungen, Metadaten, Aufbewahrungs- und Löschfristen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und eDiscovery bleiben im Microsoft Umfeld erhalten.	Integriert: Berechtigungen, Metadaten, Aufbewahrungs- und Löschfristen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und eDiscovery bleiben im Microsoft Umfeld erhalten.
Wirtschaftlichkeit	Situativ: Kostenvorteile durch Archivspeicher möglich, insbesondere bei Überschreitung der Tenant-Speicherquote und für Standardanforderungen im Microsoft Umfeld.	Steuerbar: Einsparpotenzial durch gezielte Datenreduktion, konfigurierbare Versionsstrategie und freie Wahl des Speicherziels, besonders bei großen und stark versionierten Datenbeständen.

Sie sind unsicher? Wir entwickeln Ihre Archivierungsstrategie.

Welche Lösung am besten passt, hängt von Ihrer Datenstruktur, Ihren Compliance-Anforderungen und Ihrer Cloud-Strategie ab. In einem gezielten Archivierungsstrategie-Workshop analysieren wir Ihre SharePoint-Umgebung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen den passenden Archivierungsansatz – herstellerunabhängig und transparent.

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Unser Vorgehen für Ihren Erfolg

Mit NAVOO^® Smart Archive begleiten wir Sie Schritt für Schritt – von der Analyse Ihrer SharePoint-Umgebung bis hin zur Umsetzung automatisierter Archivierungsregeln.

Schritt 1

Bestandsaufnahme Ihrer SharePoint-Umgebung

Wir beginnen mit einer umfassenden Analyse Ihrer bestehenden SharePoint-Umgebung. Dabei nehmen wir alle Inhalte und Strukturen im Detail unter die Lupe:

Verzeichnisse und Berechtigungen: Identifikation aller Verzeichnisse und Prüfung auf individuelle oder unsichere Berechtigungen (z. B. „Everyone“).
Dokumente und Zugriffsrechte: Überprüfung spezieller Berechtigungen auf Dokumentebene, um potenzielle Sicherheitsrisiken sichtbar zu machen.
Versionierung: Bewertung der Anzahl und Größe von Versionen zur Erkennung unnötiger Speicherbelastungen.
Alter und Aktualität: Klassifizierung der Inhalte nach Relevanz und Nutzungsfrequenz, um veraltete Daten zu identifizieren.
Labels und Compliance: Prüfung, ob Retention- oder Datenschutz-Labels korrekt gesetzt sind, um regulatorische Anforderungen einzuhalten.
Inhaltstypen: Analyse der eingesetzten Inhaltstypen, um eine strukturierte und regelbasierte Archivierung zu ermöglichen.

Schritt 2

Bewertung der Speicherauslastung

Auf Basis der Analyse bewerten wir Ihre Speicherauslastung und machen Optimierungspotenziale transparent:

Archivierungsfähige Inhalte: Identifikation von Daten, die ohne Auswirkungen auf die Produktivität ausgelagert werden können.
Einsparungspotenziale: Ableitung konkreter Maßnahmen zur Reduzierung von Kosten und Verbesserung der Performance.
Handlungsempfehlungen: Dokumentation aller Ergebnisse in einem klaren Bericht mit umsetzbaren Empfehlungen.

Schritt 3

Definition automatisierter Archivierungsregeln

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Archivierungsregelwerk, das bewährte Best Practices integriert und passgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist:

Fragebogen und Workshop: Strukturierte Erhebung Ihrer Anforderungen anhand eines Best-Practice-Fragenkatalogs, den wir gemeinsam durchgehen.
Regeldefinition: Festlegung von Kriterien wie Alter, Klassifizierung, Dokumententypen oder Zugriffshäufigkeit.
Automatisierung: Konzeption der Regeln als mandantenweit einheitliche und vollständig automatisierte Prozesse.
Compliance-Schutz: Sicherstellung, dass Dateien mit aktiven Retention Labels automatisch von der Archivierung ausgeschlossen werden.

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Häufige Fragen zur SharePoint Archivierung mit NAVOO®

Wie unterscheidet sich NAVOO® Smart Archive von Microsoft 365 Archiv?
Microsoft 365 Archiv ist eine solide native Archivierungslösung für klassische Microsoft 365-Szenarien und unterstützt mittlerweile auch eine dateibasierte Archivierung. NAVOO^® Smart Archive bietet darüber hinaus deutlich erweiterte Möglichkeiten in fünf zentralen Bereichen:
Datenhoheit: Freie Wahl des Speicherziels – Azure, AWS, Google Cloud oder eigenes Rechenzentrum. Microsoft 365 Archiv speichert ausschließlich im Microsoft Cold Tier.
Versionsstrategie: NAVOO^® bereinigt alte Versionen vor der Archivierung gezielt nach Regeln – Microsoft archiviert pauschal alle Versionen und verursacht damit dauerhaft höhere Archivkosten.
Zugriff & Restore: Archivierte Inhalte stehen sofort und ohne Cooldown wieder zur Verfügung. Microsoft kann nach den ersten 7 Tagen bis zu 24 Stunden für die Wiederherstellung benötigen, anschließend gilt ein 30-Tage-Cooldown.
Reporting & Simulation: Vorab-Simulationen auf Datei-Ebene, Einsparpotenzial-Analyse und detailliertes Reporting nach der Archivierung. Microsoft bietet Reporting derzeit nur auf Tenant- und Seitenebene an.
Steuerbare Auffindbarkeit: Archivierte Inhalte bleiben für Copilot, eDiscovery und Suche konfigurierbar nutzbar – über Volltextauszug, Zusammenfassung oder Keywords im Stub File. Microsoft entfernt archivierte Inhalte vollständig aus dem Copilot-Index.
Für klassische Aufräumszenarien im Microsoft-Ökosystem kann Microsoft 365 Archiv die richtige Wahl sein. Sobald jedoch Souveränität, Skalierung, Versionsoptimierung oder steuerbare Auffindbarkeit gefragt sind, bietet NAVOO^® Smart Archive den deutlich größeren Hebel.
Ab welcher Datenmenge lohnt sich NAVOO® Smart Archive gegenüber Microsoft 365 Archiv?
Eine pauschale Schwelle gibt es nicht – entscheidend ist die Kombination aus Volumen, Versionsanteil und gewünschter Steuerbarkeit. Eine grobe Orientierung:
Bis ca. 1 TB Archivvolumen innerhalb der Tenant-Quota: Microsoft 365 Archiv ist häufig ausreichend.
Ab mehreren TB oder bei stark versionierten Beständen: NAVOO^® Smart Archive bringt durch Versionsbereinigung und freie Storage-Wahl erhebliche Einsparungen.
Bei Anforderungen an Souveränität, Multi-Cloud oder Compliance: NAVOO^® Smart Archive ist unabhängig vom Volumen die passende Wahl.
Im Strategie-Workshop analysieren wir Ihre konkrete Situation und ermitteln Ihr tatsächliches Einsparpotenzial.
Welche Dateien können mit NAVOO® Smart Archive archiviert werden?

NAVOO^® Smart Archive kann grundsätzlich alle Dateitypen archivieren. Für die meisten Formate – wie Word, Excel, PDF, PowerPoint, Bilder, Videos oder HTML – werden individuelle, durchsuchbare Stub Files im Originalformat erzeugt. Nicht unterstützte oder seltene Dateitypen erhalten bei der Archivierung automatisch ein universelles .html‑Stub File.
Werden Versionen ebenfalls archiviert?

Ja, NAVOO^®Smart Archive archiviert nicht nur die aktuelle Datei, sondern auch Haupt‑ und Nebenversionen, um eine vollständige Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Im interaktiven Archivierungsdialog in SharePoint können Mitarbeitende gezielt bestimmen, welche Versionen einer Datei archiviert werden sollen. Nicht ausgewählte Versionen werden nicht in den Archivspeicher übertragen und verfallen, was das Speichervolumen im Archivspeicher entlastet. Auch für automatische Archivierungsaufträge lässt sich definieren, wie viele Versionen pro Datei maximal archiviert werden sollen. Smart Archive berücksichtigt dabei sowohl Haupt‑ als auch Nebenversionen und archiviert automatisch nur die neuesten Versionen bis zur konfigurierten Obergrenze.
Wie funktionieren Backups in Kombination mit NAVOO® Smart Archive?

Wenn eine Datei archiviert wird, ersetzt NAVOO^®Smart Archive die ursprüngliche Datei technisch vollständig durch eine Platzhalterdatei (Stub File) in SharePoint. SharePoint‑Backuplösungen sichern in der Regel nur das, was aktiv in SharePoint liegt – also die Platzhalterdateien, nicht die Originaldateien. Da sich bei der Archivierung Dateigröße und Metadaten ändern, erkennen Backups diese Änderung und erstellen neue Sicherungssätze. Dadurch kann es im Laufe der Zeit passieren, dass im Backup ausschließlich Stub Files liegen und die Originaldateien vollständig fehlen. Archivierte Dateien sind daher nicht Teil des SharePoint‑Backups und können über dieses nicht wiederhergestellt werden.
Werden archivierte Inhalte für Microsoft Copilot weiterhin nutzbar bleiben?

Ja – das ist einer der zentralen Unterschiede zu Microsoft 365 Archiv. Bei NAVOO^® Smart Archive entscheiden Sie selbst, welche Informationen für Copilot, eDiscovery oder die SharePoint-Suche sichtbar bleiben. Die Platzhalterdatei kann mit Volltextauszug, Zusammenfassung, Keywords oder Metadaten angereichert werden. So bleibt Wissen verfügbar, ohne den aktiven Speicher zu belasten. Microsoft 365 Archiv hingegen entfernt archivierte Inhalte vollständig aus dem Copilot-Index.
Wie können archivierte Daten zusätzlich geschützt werden – und welche Backup oder Redundanzoptionen gibt es?

Wenn Azure Blob Storage als Archivspeicher verwendet wird, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um archivierte Daten zuverlässig abzusichern. Azure bietet dafür integrierte Redundanzfunktionen, bei denen Daten mehrfach gespeichert werden – auf Wunsch auch geografisch verteilt – das erhöht die Ausfallsicherheit deutlich, beeinflusst aber die Storage‑Kosten.
Zusätzlich können Azure‑Backupfunktionen genutzt werden. Dazu gehören Snapshots im gleichen Storage‑Account, die eine Wiederherstellung über mehrere Monate ermöglichen, sowie die Tresorsicherung („Backup Vault“), bei der Kopien langfristig und getrennt vom Ursprungsspeicher aufbewahrt werden. Beide Optionen ergänzen die Redundanz und schützen den Archivspeicher auch vor unbeabsichtigtem Löschen oder technischen Störungen.
Bei erhöhten Compliance‑ oder Sicherheitsanforderungen lassen sich darüber hinaus Drittanbieter‑Backuplösungen für Azure Blob Storage einsetzen. Da archivierte Dateien nicht Teil des SharePoint‑Backups sind, wird empfohlen, frühzeitig zu entscheiden, ob und welche zusätzliche Absicherung benötigt wird. Eine einmalige Überprüfung des Restore‑Verhaltens von Stub Files in der eingesetzten SharePoint‑Backuplösung sorgt für Klarheit.
Wie schnell stehen archivierte Inhalte nach einer Wiederherstellung wieder zur Verfügung?

Mit NAVOO^® Smart Archive sind archivierte Inhalte über die Platzhalterdatei jederzeit unmittelbar abrufbar – ohne Reaktivierungsfenster und ohne Cooldown. Microsoft 365 Archiv stellt Inhalte innerhalb der ersten sieben Tage sofort bereit; danach kann die Wiederherstellung bis zu 24 Stunden dauern. Nach jedem Restore greift bei Microsoft zudem ein 30-Tage-Cooldown, in dem die Datei nicht erneut archiviert werden darf. Für operative Archivierungsszenarien mit häufigen Zugriffen ist das ein wichtiger Unterschied.
Welche Hosting-Optionen gibt es und wo liegen die Daten?

NAVOO^®Smart Archive kann wahlweise im Managed Hosting oder im Self Hosting betrieben werden. Beim Managed Hosting verwaltet Arvato Systems die Server in einer betreuten Azure-Umgebung – ideal für einen schnellen Go-Live mit minimalem Betriebsaufwand und Datenmengen bis etwa 20 TB. Beim Self Hosting laufen die Server in Ihrer eigenen Azure-Umgebung, was ab größeren Volumina sinnvoll ist und maximale Kontrolle, Sicherheit sowie flexible Skalierung ermöglicht. In beiden Varianten verbleiben sämtliche Daten in Ihrer Cloud-Umgebung. Den Archivspeicher wählen Sie selbst – aus Azure Blob Storage, AWS S3 oder Google Cloud Storage.
Was muss ich beachten, wenn ich AWS S3 oder Google Cloud Storage als Archivspeicher nutzen?

Wenn Sie AWS S3 oder Google Cloud Storage als Archivspeicher einsetzen, erfolgt der Datentransfer aus Azure in die jeweilige Zielplattform. Dadurch entstehen zusätzliche Übertragungskosten zwischen den Systemen und die monatlichen Lizenzkosten erhöhen sich um rund 5 Euro. Funktionen, Sicherheit, Compliance und Wiederherstellung bleiben vollständig erhalten – Ihre Daten verbleiben in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich NAVOO® Smart Archive nicht mehr nutzen möchte?

Der Archivspeicher wird grundsätzlich in Ihrer Cloud-Umgebung betrieben. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Speicherort, Zugriffsrechte und Compliance-Vorgaben. Wenn Sie NAVOO^® Smart Archive nicht weiterverwenden möchten, unterstützen wir Sie auf Wunsch dabei, archivierte Dateien zurück nach SharePoint zu übertragen.
Gibt es einen Rabatt für NGOs und Bildungseinrichtungen?

Ja, für Nichtregierungsorganisationen (NGOs) und Bildungseinrichtungen sind Rabatte verfügbar. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.