Branchen
Beratung & Innovation
Lösungen & Produkte
Infrastruktur & Betrieb
Über uns
Blog
Lösungen & Produkte
Kriszta Olah (1)
IHR KONTAKT
ArvatoSystems_Corporate_Woman-Laptop-Fingers_shutterstock_370595594

Elektronische Rechnungen in der SAP-Welt

Der Turbo für Ihr Rechnungswesen

E-Invocing
EU-Richtlinien
Elektronische Rechnungsformate
Elektronische Rechnungen in SAP
SAP-Zertifizierungen
Downloads & Webinare
Referenzen

Kosteneffiziente Rechnungslegung

Die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen ist prozess-, zeit- und kostenaufwändig. Die öffentliche Hand als größter Auftraggeber Deutschlands fordert daher kategorisch elektronisch verarbeitbare Rechnungen. Mit der XRechnung und ZUGFeRD stehen zwei Formate zur Verfügung, die die Vorgaben erfüllen. Eine von Arvato Systems entwickelte und von SAP zertifizierte Lösung bringt beide Formate in die SAP-Welt.


Rechnungen im klassischen Sinne sind eine kostspielige Angelegenheit. Sowohl auf der Aussteller- als auch auf der Empfängerseite entstehen für die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen hohe Zeit- und Kostenaufwände.


Die Prozesse der manuellen, papierbasierten Rechnungsstellung sind aufwändig und von hohen Reibungsverlusten geprägt – die Gründe dafür sind etwa:

  • Manuelle Eingaben der Rechnungsdaten sind fehlerträchtig
  • Die Kosten für Papier, Druck, Briefumschläge und Porto sind erheblich
  • Das Fristenmanagement ist intransparent
  • Der Zahlungseingang wird verzögert
  • Papierrechnungen müssen aufwändig in gedruckter Form archiviert werden


Auf Seiten der Empfänger sind die Prozesse nicht minder komplex:

  • Der Eingang von Rechnungen auf Papier und in digitaler Form erfordert ein aufwändiges hybrides Rechnungshandling
  • Die Rechnungsinformationen müssen manuell oder über Texterkennungssysteme in die Buchführungssoftware übertragen werden – ein aufwändiges und fehlerträchtiges Verfahren
  • Prüfungs- und Freigabeprozesse auf Basis papierbasierter Rechnungen sind komplex und zeitaufwändig


Rechnungslegung früher vs. heute - Grafik Arvato Systems

E-Invoicing führt zu Einsparungen und weiteren Vorteilen

Die elektronische Rechnungslegung, das E-Invoicing, strafft und vereinfacht die Rechnungsprozesse. Ziel des E-Invoicings ist die automatisierte, elektronische Rechnungsverarbeitung. Es liegt auf der Hand, dass elektronische Rechnungen zu deutlichen Kosteneinsparungen führen. Validierte Zahlen dazu sind zwar nicht verfügbar, oft werden aber Einsparungen von bis zu 70 % genannt. Das klingt plausibel, da der Aufwand der Erstellung und der Verarbeitung natürlich deutlich geringer ist und, nebenbei, auch nachhaltiger.


Elektronische Rechnungen bieten über die Einsparungen im Vergleich zum papierbasierten Rechnungswesen hinaus eine Reihe von Vorteilen. So führt beispielsweise die Vereinheitlichung des Rechnungswesens zu einer Steigerung der Transparenz und der Optimierung des Liquiditätsmanagements.

Öffentliche Hand fordert elektronische Rechnung

Das Auftragsvolumen der öffentlichen Hand in Deutschland entspricht laut der OECD der enormen Summe von etwa 500 Milliarden pro Jahr – damit ist sie der größte Auftraggeber. Bei diesem Volumen sind hocheffiziente Prozesse unerlässlich. Das gilt natürlich auch für das Rechnungswesen. Seit Ende November 2020 müssen alle Geschäftspartner der öffentlichen Hand ihre Rechnungen in elektronisch verarbeitbarer Form übermitteln. Damit wird die Effizienz der Rechnungs–verarbeitung optimiert und die Zusammenarbeit der Geschäftspartner entbürokratisiert.

Grundlage dafür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Innen- und Finanzministerium stellen umfangreiche Informationen und Tutorials zur E‑Rechnung in der Bundesverwaltung zur Verfügung.

Formate elektronischer Rechnungen

Oft wird bereits eine als PDF versandte Rechnung fälschlicherweise als elektronische Rechnung angesehen. Sie ist aber nicht mehr als eine digitale visuelle Entsprechung der Rechnung. In Bezug auf die elektronische Verarbeitung unterscheidet sie sich nicht von einer Rechnung auf Papier – auch sie führt zu einem Medienbruch in der Buchhaltung.


XRechnung – klarer Fokus auf XML

Die sogenannte XRechnung vermeidet einen solchen Medienbruch. Es handelt es sich um ein reines XML-basiertes Datenmodell zur Übermittlung maschinell lesbarer Rechnungsdaten entsprechend der EU-Richtlinie. Dabei kann innerhalb des XML-Codes ein PDF der Rechnung als Binär-String übermittelt werden. Dieser ist jedoch für Menschen nur über eine Drittsoftware lesbar. Damit ist die XRechnung vorrangig für die elektronische Rechnungsstellung einsetzbar.


ZUGFeRD – Hybrid aus PDF und XML

Mehr Flexibilität bietet der sogenannte ZUGFeRD-Standard. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es beschreibt ein Datenformat, welches ebenfalls die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt. Es ist also, wie gern vermutet wird, keine Anwendungssoftware, sondern eine Struktur­beschreibung eines Rechnungsdatensatzes, die von der im Unternehmen eingesetzten Software unterstützt werden muss.


Der Vorteil von ZUGFeRD: Es handelt sich um ein hybrides Format aus einer PDF-Datei mit der visuellen Darstellung der Rechnung, in die eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist.  Damit eignet sich ZUGFeRD sowohl für die klassische als auch die elektronische Rechnungslegung. Darüber hinaus ist, anders als bei der XRechnung, keine bilaterale Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern notwendig.

Übermittlung der Rechnungen über zwei Portale von Bund und Ländern

ZRE: Hierbei handelt es sich um die zentrale Rechnungsplattform des Bundes (unmittelbare Bundesverwaltung wie etwa Ministerien). Sie erlaubt es, elektronische Rechnungen einzureichen und den Status eingereichter Rechnungen einzusehen. Es ist über ein Webformular auch möglich, elektronische Rechnungen zu erstellen, was aber sicher nur in Einzelfällen praktikabel sein dürfte.


OZG-RE: Dieses Rechnungseingangsportal ist konform zum Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen, kurz OZG. Es wird von der mittelbaren Bundesverwaltung (wie etwa Körperschaften, Anstalten, Stiftungen) sowie einigen Bundesländern genutzt.

Abwicklung über Peppol bringt weiteren Effizienzgewinn

Im Zusammenhang mit dem elektronischen Rechnungswesen taucht oft der Begriff Peppol auf. Das Kürzel steht für Pan-European Public Procurement OnLine und benennt eine internationale Initiative, mit der grenzüberschreitende, elektronische ablaufende Vergabeverfahren innerhalb der EU standardisiert werden sollen. Peppol übernimmt auch die Übermittlung der Rechnungen an die Portale ZRE und OZG-RE.

Über dieses Netzwerk kann das gesamte Procurement, auch das der öffentlichen Hand, automatisiert abgewickelt werden – inklusive Auftragsbestätigung, Lieferavis und eben auch der Rechnung. Diese weitere Minimierung des Aufwands führt erheblichen Einsparungen.

Elektronisch verarbeitbare Rechnungen aus SAP heraus

Für die Erstellung von Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ist es erforderlich, dass die für ERP und Buchhaltung eingesetzten Systeme die Formate unterstützen. Arvato Systems hat eine Lösung für die Implementierung der beiden Formate in die SAP-Welt entwickelt. Diese wird bereits von einer Reihe von Unternehmen wie beispielsweise Energieversorgern sowie von Stadtverwaltungen eingesetzt.


Im Vorfeld der Rechnungserstellung wird geprüft, ob diese in den elektronisch verarbeitbaren Formaten erstellt werden muss oder ob eine reine PDF-Rechnung genügt – relevant dafür sind beispielsweise der Rechnungsempfänger, die Höhe des Rechnungsbetrages und weitere Aspekte. Im Rahmen der EU-Richtlinie sind die Rechnungsempfänger verpflichtet zu prüfen, ob die jeweilige Rechnung ordnungsgemäß ist. Um Korrekturaufwände auf beiden Seiten zu vermeiden, prüft die Lösung bereits vor der Übermittlung, ob die Rechnung allen Vorgaben entspricht.

Die Vorteile im Überblick

Rechnungserstellung und -versand in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD
Storno und Gutschriften ebenfalls in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD
Die Rechnungslegung kann aus den Modulen I-SU und SD erfolgen
Unterstützung aller SAP-Technologien für Formulare (SAP Skript, SmartForms und Adobe Forms)
Validierung der Rechnungen
E-Rechnungsmonitor zur Rechnungsverfolgung
Automatisierte Übermittlung der Rechnungen
Unterstützung von Peppol
Automatische Archivierung der Rechnungen
SAP Zertifizierungen Arvato Systems
Zertifiziert von SAP

Als eine der ersten Lösungen für die Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD aus SAP heraus wurde die von Arvato Systems entwickelte Lösung von SAP für den Einsatz mit SAP S/4HANA 2021 zertifiziert. Dies bezieht sich auch auf den Einsatz in der Cloud und On-Premise.

Downloads & Webinare

ZUGFeRD

In unserer Business Solution haben wir Ihnen sämtlichen Informationen und Leistungspakete rund um ZUGFeRD noch einmal zusammengestellt.

Webinar-Aufzeichnung

Sie haben das letzte ZUGFeRD-Webinar verpasst? Kein Problem! Nach Eingabe Ihrer Kontaktdaten können Sie sich die Aufzeichung kostenfrei ansehen.

Überblick zu den Releases

In folgender Übersicht finden Sie die aktuellen Release-Stände unserer ZUGFeRD-Lösung.

  • Neu:

    • Merge-Funktion für Anhänge auf Geschäftspartnerebene einstellbar
    • Optionale Übernahme des Originaldateinamen von Anhängen
    • Möglichkeit zur Umbenennung der ZUGFeRD oder X-Rechnungsdatei
    • Auswahl von spezifischen E-Mailadressen aus dem Geschäftspartner


    Korrektur:

    • Ausbau eines Fehlers beim Nachversand von E-Mails
    • Nachversand von archivierten E-Mails mit langen Empfangsadressen ermöglicht
    • Ermittlung der Kundennummer anhand des Geschäftspartners
    • Speicherung der ZUGFeRD spezifischen Daten in VA01 und VA02
    • Weitere Fehlerkorrekturen in Modulen Main / SD / IS-U


    Weiterentwicklung:

    • [SD] Abhängigkeiten von Kopiersteuerung für Referenz und Zuordnung entfernt
  • Neu:

    • Zertifizierung für S/4HANA und S/4HANA Cloud Extended Edition
    • Übersetzung ins Englische
    • Fiori Tiles für Zugriff auf Transaktionen über das Fiori Launchpad


    Korrektur:

    • [IS-U] Ermittlung der Empfänger-E-Mail-Adresse
    • [IS-U] Ermittlung Stornobelege bei Korrekturrechnungen
    • Fehlerkorrekturen in Modulen Main / SD / IS-U 


    Weiterentwicklung:

    • Unterstützung X-Rechnung Format 2.2
  • Neu:

    • Abbildung aller ZUGFeRD-relevanten Geschäftsregeln der KosIT (203 Geschäftsregeln)
    • Abbildung aller nationalen Geschäftsregeln [Deutschland] für XRechnung (25 Geschäftsregeln)
    • Abbildung zusätzlicher Geschäftsregeln von Arvato Systems (20 Geschäftsregeln)
    • Pflege und Mitgabe der Handelsregisternummer für alle relevanten Partner (u.a. BT-30, BT-47, BT-61)
    • [IS-U] Integration von Details zu Verbrauchsdaten (auch der Vorperiode) als Freitext (BT-22)
    • [IS-U] Integration von Details zu Vorauszahlungen, Abschlagsplänen und Ableseinformationen als Freitext (BT-22)
    • [IS-U] Pflege und Integration von Intercompany-Daten (u.a. Auftragsnr., Kostenstelle) auf Positionsebene
    • Integration der Dokumentation für Betragsfelder auf Dokumentebene
    • Integration der Dokumentation für Belegpositionen
    • Integration der Dokumentation für Zahlungsbedingungen
    • Aktualisierung der Codelisten via Excel-Upload-Funktion


    Korrektur:

    • [SD] Schlüsselzugriff auf VBAK- und VBAP-Daten auf 10 Zeichen begrenzt
    • Separate Ermittlung von Zu- und Abschlägen auf Dokumentenebene (BT-107 / BT-108)
    • Weitere kleine Fehlerkorrekturen in Modulen Main, SD und IS-U


    Weiterentwicklung: 

    • Überarbeitung des Prüf-Frameworks zur Abbildung aller relevanten Geschäftsregeln
    • Erweiterung Selektionsbildschirm um Verkaufsorganisation und Sparte
    • Interner E-Mail-Versand berücksichtigt zusätzliche E-Mail-Empfänger
    • Überarbeitung Reiter 'Beleg: Empfänger' im Monitor
    • Referenz auf die vorausgegangene Rechnung (BT-25) bei Storno- oder Korrekturrechnungen
    • Ausweisung des Steuerbasisbetrags im Monitor (BT-109)
    • [IS-U] Ermittlung und Integration des Rundungsbetrags (BT-114)
  • Neu:

    • Erstellung von UBL-XRechnung neben ZUGFeRD (CII) XRechnungen
    • eXclusiveFunction 'PEPPOL-Konnektor' zur Anbindung des PEPPOL-Produktes im ZUGFeRD-Monitor
    • Neuer Status 'Versendet / Ausgeliefert' (relevant bei Verwendung des PEPPOL-Produktes)
    • (KosIT-)Validierung von XRechnungen (bei Verwendung des PEPPOL-Produktes)
    • Ermittlung des Status eingereichter Portalrechnungen (bei Verwendung des PEPPOL-Produktes)
    • Neuer Datenprüfbaustein zur Prüfung der Positionsbeträge
    • Neuer Datenprüfbaustein zur Prüfung der Leistungszeiträume
    • Aufbau Segment URIUniversalCommunication mit LeitwegID bzw. alternativ E-Mail
    • Erweiterung GTIN-Customizing um Zuordnungsregeln für kundenspezifische Wertermittlung
    • Erweiterung Grundkonfiguration um Zuordnung von Kalkulationsschema zu Konditionsart
    • Datenmigration aus IDoc für Altdatensätze ermöglicht


    Korrektur:

    • Dateibeschreibungen werden sprachabhängig (Kreditor) nachgeladen
    • Negative Basisbeträge für Steuern erlaubt (BT-116)
    • [SD] Ungültige LeitwegID im Kreditor sperrt Neueingabe nicht mehr
    • [SD] Textfelder im Auftrag (Zusatzdaten B) werden während Batchverarbeitung ignoriert
    • weitere kleine Fehlerkorrekturen in Modulen Main / SD / IS-U


    Weiterentwicklung:

    • Datenprüfbaustein 'Beträge' erweitert (u.a. Prüfung auf mindestens eine Steuer-/Positionszeile)
    • [SD] Ermittlung der Steuerkonditionsart je Kalkulationsschema (Fallback 'MWST')
    • [IS-U] Rekursive Ermittlung der GTIN anhand Belegzeilenart, Haupt- und Teilvorgang, und weitere Felder
    • [IS-U] Berücksichtigung der Wert-Zuordnungsregeln für Einheits-/Verkaufspreis und -menge
    • Selektionsbild des ZUGFeRD-Monitors um weitere Felder erweitert (Ersteller, Erstelldatum)
    • Ignorieren von Kommentarzeilen in SO10-Texten (u.a. bei E-Mail-Texten)
  • Neu:

    • Anzeige der Release Notes zum aktuellen Release des ZUGFeRD-Monitors über neue Funktion
    • Anzeige Grunddaten (u.a. Ansprechpartner) des ZUGFeRD-Monitors über neue Funktion
    • [SD] Ermittlung und Berücksichtigung von Anzahlungen
    • eXclusiveFunction 'Statistik-Konnektor' zur Integration des Statistik-Monitors im ZUGFeRD-Monitor
    • Nachgelagerte Datenanreicherung und -prüfung für vollständig verarbeitete Datensätze
    • [SD] Prüfung Bezahlstatus in nachgelagerter Datenanreicherung
    • Suchhilfe für Freitext-Codes berücksichtigt 'Empfohlen'-Kennzeichen


    Korrektur:

    • [IS-U] Rückbau Prüfung auf Kennzeichen 'buchungsrelevant'
    • Keine Größenprüfung für Dateien vom Typ E-Mail
    • Weitere kleine Fehlerkorrekturen in Modulen Main, SD und IS-U


    Weiterentwicklung:

    • Getrennte Ausgabe und Ermittlung Einheitspreis und -menge bzw. Einkaufspreis und -menge
    • Erweiterung Portal-Customizing um Anhangsgröße und Absender-E-Mail
    • Erweiterung Portal-Customizing um System-ID (für Pflege von Test- & Produktivportalen)
    • Berücksichtigung Portal-Customizing in eXclusiveFunction 'externe E-Mail-Daten'
    • Erweiterung Migrationsreport für Übernahme Dateien aus 'Alt'-Datensätzen
    • Erweiterte Fehlerausgabe bei ADS-Fehlern, falls diese keinen Fehlertext enthalten
  • Neu

    • Zusätzliche Felder auf Kopfebene für Leistungszeitraum, Bemerkungen und div. Referenzen
    • Zusätzliche Felder auf Positionsebene für Leistungszeitraum und Produktbeschreibung
    • [SD] Integration der neuen Felder (Kopf/Position) über SubScreen im Auftrag (VBAK/VBAP)
    • Manuelle Änderung des Versanddatums direkt im ZUGFeRD-Monitor über neue Funktion
    • Manuelle (De-)Aktivierung von Datenprüfbausteinen direkt im ZUGFeRD-Monitor über neue Funktion
    • Neuer Datenprüfbaustein zur Prüfung von 'nicht-versandrelevanten' Anhängen
    • Neuer Datenprüfbaustein zur Prüfung der Gesamtgröße von Anhängen
    • Definition von Zielportale inkl. buchungskreis- und organisationsabhängige E-Mail-Adressen


    Korrektur 

    • Fehlerbehebung und Überarbeitung für eXclusiveFunction 'E-Mail-Nachversand'
    • Fehlerbehebung und Überarbeitung für eXclusiveFunction 'E-Mail-Archivierung'
    • Weitere kleine Fehlerkorrekturen in Modulen Main / SD / IS-U


    Weiterentwicklung

    • Ermittlung Namensfelder für Ansprechpartner LE anhand Kontaktperson (vorher Adresse)
    • Herauslösung formatunabhängiges Customizing (Codelisten) in eigene Transaktion bzw. ViewCluster
    • Screen-Erweiterung Zusatzdaten am Debitor [SD] und Geschäftspartner [SD/IS-U] um Portallogik
    • Manuelles (De-)Aktivieren von zu versendeten Dateien direkt im ZUGFeRD-Monitor
    • Überarbeitung Report zur initialen Einrichtung der Port- und IDoc-Partnerverarbeitung
  • Neu

    • InApp-Dateiupload für Anhänge inkl. Archivierung an Quellobjekt, Faktura bzw. Druckbeleg
    • Ermittlung und Auflistung von nicht-versandrelevante Anlagen 
    • PDF-Merge für Anhänge und stornierte Originalrechnungen im Zielformat PDF
    • Report für GTIN-Mapping-Upload via Exceldatei
    • [SD] Berücksichtigung Ansprechpartner Leistungsempfänger
    • Prüfung des Beleg- bzw. Fakturadatum auf Versand in der Zukunft


    Korrektur

    • [IS-U] Berücksichtigung Flag 'Buchungsrelevant' bei Positionsaufbau 
    • Weitere kleine Fehlerkorrekturen in Modulen Main, SD und IS-U


    Weiterentwicklung

    • Funktionsanordnung in Funktionsleiste inkl. Sortierung für Untermenu
    • Funktion 'Reaktivieren' überarbeitet bzw. erweitert um Funktion 'Zurücksetzen'
  • Neu

    • Mehrfach-Dateidownload von Belegdokumenten im Reiter 'Beleg: Dateien'
    • Erweiterte IDoc-Anzeige mit Auswahl-Popup für Standard und Zielformat (PDF/XML)


    Korrektur 

    • Weitere kleine Fehlerkorrekturen in Modulen Main, SD und IS-U


    Weiterentwicklung 

    • [SD] Berücksichtigung Buchungskreis/Geschäftsjahr bei Stornoermittlung


Referenzen

Warum Arvato Systems?

Arvato Systems verfügt über langjährige Erfahrung im Umfeld von SAP Finance & Controlling (FICO) sowie den Modulen SD und I-SU. Dieser Wissens­vorsprung fließt auch in die Beratung rund die Erstellung elektronisch verarbeitbarer Rechnungen ein. Dabei setzen wir spezifische Kunden- und Branchenanforderungen um. Sollte es zu Änderungen an den Formaten kommen, werden diese automatisch implementiert.


Arvato Systems bietet ein umfassendes Leistungspaket für die Einführung elektronisch verarbeitbarer Rechnungen:

  • Analyse und Aufbau der Infrastruktur für den Einsatz von XRechnung und ZUGFeRD in unterschiedlichste Systemlandschaften wie etwa SAP S/4HANA sowie SAP IS-U oder andere branchenspezifische Applikationen
  • Beratung und Betreuung während der Einführung der Lösung
  • Wartung und Support

Über Arvato Systems

Als international agierender IT-Spezialist unterstützt Arvato Systems namhafte Unternehmen bei der Digitalen Transformation. Rund 3.100 Mitarbeitende an weltweit über 25 Standorten stehen für hohes technisches Verständnis, Branchen-Know-how und einen klaren Fokus auf Kundenbedürfnisse. Als Team entwickeln wir innovative IT-Lösungen, bringen unsere Kunden in die Cloud, integrieren digitale Prozesse und übernehmen den Betrieb sowie die Betreuung von IT-Systemen.


Wir bieten:


Zudem können wir im Verbund der zum Bertelsmann-Konzern gehörenden Arvato ganze Wertschöpfungsketten abbilden. Durch unser starkes strategisches Partner-Netzwerk mit internationalen Top-Playern wie AWS, Google, Microsoft oder SAP stärken wir unser Know-how kontinuierlich und setzen auf modernste Technologie.

Deep Dive

Fachartikel: Die Finanzabteilung erfolgreich transformieren

Erfahren Sie, wie Sie mit cloudbasierte Plattformen Ihre Finanzabteilung erfolgreich transformieren. Jetzt Fachartikel gratis downloaden

Workshop "Finance Platform for Group Reporting"

Die prozessuale und technologische Transformation Ihres Finanzbereichs steht Ihnen bevor? Wir unterstützen Sie dabei! Registrieren Sie sich hier für unseren Workshop "Finance Platform for Group Reporting".

SAP BRIM – die Abrechnungsplattform für digitale Geschäftsmodelle

Mit SAP Billing and Revenue Innovation Management (SAP BRIM) rechnen Sie hochvolumige, digitale Geschäftsmodelle sicher und effizient ab.

ZUGFeRD - Die digitale Rechnungsverarbeitung.

Erfahren Sie auf dieser Seite wie die Integration des neuen Standards in bestehende Geschäftsprozesse gelingt und welche Vorteile ZUGFeRD Unternehmen bietet.

Ihr Kontakt für ZUGFeRD

Kriszta Olah (1)
Kriszta Olah
Expertin für ZUGFeRD