Conversion auf hochaktuelle SAP-Technologie

Das damals bei der Bertelsmann Stiftung eingesetzte SAP-System sollte zu Ende 2019 abgeschaltet werden. Dies bedeutete unter anderem, dass eine Ablösung für die Finanzbuchhaltung gefunden werden musste. Die angebotene Lösung sollte in die existierende Systemlandschaft eingebunden werden, aber auch Offenheit für Innovationen und zukünftige Entwicklungen mitbringen.

Insbesondere vor dem Hintergrund einer weiteren Automatisierung und Effizienzsteigerung von Prozessen und Abläufen war eine Transformation der System- und Prozesslandschaft zu Gunsten eines höheren Automatisierungsgrades dabei explizit gewünscht. Die kompetente und professionelle Durchführung aller erforderlichen und zweckmäßigen Leistungen rund um das Finanzbuchhaltungssystem und das entsprechende System-Hosting sowie Application Management-Aufgaben bei gleichzeitig wirtschaftlich vertretbaren Kosten standen dabei im Vordergrund. 

In mehreren Projekt-Workshops hatte die Stiftung die Möglichkeit, strukturiert ihre Anforderungen zu skizzieren und gemeinsam mit den erfahrenen SAP-Beraterinnen und -Beratern von Arvato Systems die dafür notwendigen Anpassungen zu definieren. Dann wurde durch eine sehr ruhig verlaufene Unicode-Conversion mit stufenweisen Anpassungen der existierenden Programme dem internationalen Standard der Zeichendarstellung gefolgt und somit die Basis für die nächsten Schritte gelegt. Daraufhin konnten mit einer Sandbox-Conversion erste Erfahrungen (wie beispielsweise die eingesetzten Eigen- und Fremd-Produkte „reagieren") gesammelt werden. Gleichzeitig erfuhr die Stiftung erste eigene Berührungen mit der neuen Systemwelt und den dort umgesetzten aktuellen Standards (wie z.B. der Abbildung des Geschäftspartners). Im nächsten Schritt stand die Test-System-Conversion an, bei der dann mit aktuellen Daten gearbeitet und ein zusätzlicher Fokus auf Schnittstellen-Testing gelegt wurde. Nach sechs Monaten intensiver Projektlaufzeit mit einem internationalen Team, einigen erfolgreich gemeisterten Herausforderungen und kunden-angepassten Lösungen, konnte das System dank einer eng-abgestimmten Detailplanung sanft auf S/4HANA migriert werden.