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Conversion auf hochaktuelle SAP-Technologie

SAP S/4HANA für die Bertelsmann Stiftung

Mit SAP S/4HANA für die Zukunft gerüstet

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Mithilfe von SAP S/4HANA lässt sich eine Organisation konsequent auf digitale Prozesse ausrichten. Arvato Systems unterstützte mit einem internationalen Team die Bertelsmann Stiftung dabei, auf das hochaktuelle ERP-System zu migrieren und damit einen wichtigen Baustein für die weitere Digitalisierung aller Stiftungs-Prozesse zu schaffen.

Kundenvorteile

Strukturierte Workshops zur genauen Anforderungsdefinition
Standardisiertes Vorgehen mittels S/4HANA-Conversion-Factory
Erhaltung von Belegen aus Vorjahren
Termingerechter Go-Live
Eine digitale Basis für zukünftige Innovationen

Projektübersicht

Ausgangssituation

Das damals bei der Bertelsmann Stiftung eingesetzte SAP-System sollte zu Ende 2019 abgeschaltet werden. Dies bedeutete unter anderem, dass eine Ablösung für die Finanzbuchhaltung gefunden werden musste. Die angebotene Lösung sollte in die existierende Systemlandschaft eingebunden werden, aber auch Offenheit für Innovationen und zukünftige Entwicklungen mitbringen.

Vision

Insbesondere vor dem Hintergrund einer weiteren Automatisierung und Effizienzsteigerung von Prozessen und Abläufen war eine Transformation der System- und Prozesslandschaft zu Gunsten eines höheren Automatisierungsgrades dabei explizit gewünscht. Die kompetente und professionelle Durchführung aller erforderlichen und zweckmäßigen Leistungen rund um das Finanzbuchhaltungssystem und das entsprechende System-Hosting sowie Application Management-Aufgaben bei gleichzeitig wirtschaftlich vertretbaren Kosten standen dabei im Vordergrund. 

Lösung

In mehreren Projekt-Workshops hatte die Stiftung die Möglichkeit, strukturiert ihre Anforderungen zu skizzieren und gemeinsam mit den erfahrenen SAP-Beraterinnen und -Beratern von Arvato Systems die dafür notwendigen Anpassungen zu definieren. Dann wurde durch eine sehr ruhig verlaufene Unicode-Conversion mit stufenweisen Anpassungen der existierenden Programme dem internationalen Standard der Zeichendarstellung gefolgt und somit die Basis für die nächsten Schritte gelegt. Daraufhin konnten mit einer Sandbox-Conversion erste Erfahrungen (wie beispielsweise die eingesetzten Eigen- und Fremd-Produkte „reagieren") gesammelt werden. Gleichzeitig erfuhr die Stiftung erste eigene Berührungen mit der neuen Systemwelt und den dort umgesetzten aktuellen Standards (wie z.B. der Abbildung des Geschäftspartners). Im nächsten Schritt stand die Test-System-Conversion an, bei der dann mit aktuellen Daten gearbeitet und ein zusätzlicher Fokus auf Schnittstellen-Testing gelegt wurde. Nach sechs Monaten intensiver Projektlaufzeit mit einem internationalen Team, einigen erfolgreich gemeisterten Herausforderungen und kunden-angepassten Lösungen, konnte das System dank einer eng-abgestimmten Detailplanung sanft auf S/4HANA migriert werden.

Über die Bertelsmann Stiftung

Die Bertelsmann Stiftung setzt sich dafür ein, dass alle an der Gesellschaft teilhaben können – politisch, wirtschaftlich und kulturell. Ihre Programme: Bildung und Next Generation, Demokratie und Zusammenhalt, Digitalisierung und Gemeinwohl, Europas Zukunft, Gesundheit, Nachhaltige Soziale Marktwirtschaft. Denn die Menschen sind es, die die Welt bewegen, verändern und besser machen können. Dafür erschließen sie Wissen, vermitteln Kompetenzen und erarbeiten Lösungen. Die gemeinnützige Bertelsmann Stiftung wurde 1977 von Reinhard Mohn gegründet.

Ihr Kontakt für die Migration auf SAP S/4HANA

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Andreas Maas
Experte für SAP S/4HANA