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NAVOO Governance | Smartes Management Ihrer Microsoft 365-Richtlinien

NAVOO Governance

Smartes Management Ihrer Microsoft 365-Richtlinien – mit der Governance Lösung unserer SaaS-Plattform NAVOO

NAVOO Governance
NAVOO Provisionierung
NAVOO Governance-Prozesse im Überblick
Quickstart für NAVOO Governance
Mehrwerte
FAQ

NAVOO, die Governance für den Digital Workplace

Sie suchen nach einer Möglichkeit für die effiziente Zusammenarbeit im Team? Dabei sollen Ihre sensiblen Daten zu jeder Zeit sicher verwaltet sein, sowohl bei interner als auch externer Kollaboration mit Partnern und Kunden? Dazu gehört mehr als eine Kollaborationsplattform mit Videotelefonie oder ein Online-Dokumentenaustausch. Die Verwaltung von Zugriffsrechten, Teamräumen, Inhalten und Identitäten – kurz die Governance für Microsoft 365 – müssen gewährleistet sein.


Mit NAVOO Governance bauen Sie eine Strategie für Ihre Unternehmensrichtlinien auf, die Ihre Mitarbeitenden im Digital Workplace nachhaltig unterstützt und kein Sicherheitsrisiko für Ihre Daten eingeht. Bei Arvato Systems beraten wir Sie passend zu Ihren Anforderungen und implementieren das Governance-Modul von NAVOO im Handumdrehen in Ihren Digital Workplace.


Herausforderungen mit der Governance für Microsoft 365

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien für Ihre gesamte IT-Umgebung anwendbar sind und von den Anwendern auch umgesetzt werden? Ohne Unterstützung ist das nicht möglich. Allein schon, weil es für viele Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder SharePoint aus der Microsoft 365-Plattform keine standardisierten Regelungen für alle Anwendungsfälle geben kann. Können Sie für die folgenden Bereiche des Modern Workplace Ihre Governance und Compliance Richtlinien problemlos und allgemeingültig aufstellen?


  • Festgelegte Governance für den Lebenszyklus Ihrer Microsoft Teams und Site Collections von der Anlage bis zur Archivierung
  • Standardisierte Richtlinien bezüglich der Ablagestruktur, Klassifizierung, Versionierung und Freigabe von internen und externen Nutzern für verschiedene Inhalte
  • Definierte Leitlinien zur Vergabe von Berechtigungen (z. B. für die Anlage neuer Teams oder Gastbenutzern) für alle Kollaborationsbereiche
  • Eine einheitliche Qualifizierung von Inhalten, die über alle Abteilungen und Bereiche hinweg gilt


In den meisten Fällen ist das nicht realisierbar, Organisationen sind komplex und die Anforderungen der jeweiligen Abteilungen und einzelnen Anwendungsfällen zu unterschiedlich.

NAVOO Governance

Mit NAVOO Governance, einem Modul aus unserer SaaS-Plattform NAVOO, gelingt es Ihnen, die Sicherheit und die Vollständigkeit Ihrer Unternehmensdaten durch effiziente und einheitliche Governance- und Compliance-Richtlinien zu gewährleisten. In einem vordefinierten Kontext und anhand von Best Practices Templates unterstützt NAVOO Governance die Zusammenarbeit Ihrer Teams: sicher, strukturiert und transparent. Mit NAVOO Governance managen Sie unter anderem die folgenden Bereiche:


Lebenszyklus Ihrer Teams, SharePoint Inhalte und Gastbenutzerzugänge
Teams & SharePoint Templates für Ihre individuellen Anwendungsfälle
Zentrale Steuerung von Berechtigungen und Freigabeeinstellungen für die zentralen Anwendergruppen: Besitzer, Mitglieder und Gast Benutzer.


Durch leicht verständliche und pragmatisch anwendbare Governance- und Compliance-Konzepte stellt NAVOO Governance eine selbstregulierende Kollaboration intern und extern sicher. Im gleichen Zug erhöht die Lösung somit die Benutzerakzeptanz und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden.

NAVOO Provisionierung

NAVOO Governance Provisionierung

Die NAVOO Vorlagen für die Zusammenarbeit innerhalb von Abteilungen, Projekten, strategischen Themen u.v.m. bieten unseren Kunden den optimalen Ausgangspunkt für maßgeschneiderte Anwendungsfälle.

Starten Sie nicht auf der grünen Wiese, sondern stellen Sie Ihren Mitarbeitenden von Beginn an die richtigen Strukturen und Werkzeuge zur Verfügung, um möglichst effizient und produktiv zu arbeiten.

NAVOO Governance-Prozesse im Überblick

Die Anlage von Microsoft Teams und SharePoint Site Collections

Entscheiden Sie je nach Anwendungsfall, welche Benutzergruppen neue Microsoft Teams und/oder SharePoint Site Collections per Self-Service erstellen dürfen. Definieren Sie optionale Genehmigungsprozesse und verpflichten Sie Ihre Mitarbeitenden zur Zustimmung zu frei definierbaren Disclaimern.

Der Ablauf von Microsoft Teams und SharePoint Site Collections

Die regelmäßige Überprüfung, Archivierung oder Löschung von nicht mehr verwendeten Inhalten zahlt zum einen auf die Sicherheit und auf mögliche rechtliche Regularien ein. Zum anderen steigern Sie die Benutzerakzeptanz mit einer erhöhten Übersichtlichkeit der verbundenen Teams und SharePoint Sites und somit einem schnellen Zugang zu relevanten Informationen.

Besitzer Kontrolle – fachliche Entscheidungsträger

Stellen sie mit NAVOO Governance sicher, dass es immer ausreichend fachliche Ansprechpersonen und Entscheidungsträger für ein Microsoft Team oder eine SharePoint Site Collection gibt. Reagieren Sie auf inaktive Benutzer oder Mitarbeitende die neue Aufgaben im Unternehmen angehen.

Team und Site Klassifizierung

Je mehr Sie über Ihre Microsoft Teams und Site Collections wissen, desto valider sind Entscheidungen über die darauf anwendbaren Richtlinien. NAVOO Governance unterstützt Sie bei der weiteren Qualifizierung Ihrer Kollaborationsräume durch frei definierbare Metadaten.

Audit Prozesse

Verpflichten Sie Ihre Teams und Site Besitzer zur Durchführung regelmäßiger Überprüfungen Ihrer Arbeitsbereiche. Durch Prozessaudits mit NAVOO Governance gewährleisten Sie eine nachhaltige und transparente Sicherheit je nach Anwendungsfall – für die Kontrolle von Berechtigungen, von sensiblen Daten oder der Klassifizierungen des Teams.

Berechtigungen und Sharing Settings

NAVOO Governance erlaubt eine globale Definition und Steuerung von Berechtigungen für Besitzer, Mitglieder und Gäste eines Arbeitsbereiches individuell nach Anwendungsfall. Somit können Sie passende Berechtigungen und Einstellungen zum Teilen von Inhalten innerhalb einer Abteilung, eines Projekts oder Ihrer Knowledge Base (Intranet) hinterlegen.

Gäste im System

Die direkte Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Partner und Kunden erhöht die Produktivität Ihres Unternehmens. Mit NAVOO Governance stellen sie sicher, Ihre Gäste qualifiziert als Benutzer anzulegen. Definierbare Ablaufrichtlinien und die Verknüpfung der Gastbenutzer mit verantwortlichen Mitarbeitenden gewährleisten einen zeitlich begrenzten und transparenten Austausch von Informationen.

Self Services

Mit NAVOO Governance entscheiden Sie selbst, welche Funktionen Sie den Besitzern Ihrer Teams und Site Collections bereitstellen und ob ggf. zusätzliche Genehmigungsschritte erforderlich sind. Das kann sowohl die Einladung von Gastbenutzern betreffen als auch die Anlage von privaten Channels, die Erhöhung des Speicherplatzes u.v.m..

Quickstart für NAVOO Governance

Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 Tools wie Teams und SharePoint? Verlieren Sie keine Zeit mehr und starten Sie noch heute mit Ihrer smarten Governance-Strategie. Wir bieten Ihnen die schnellste Lösung: Bei der Quickstart-Option für NAVOO Governance aktivieren wir das Modul für Sie inklusive unserer Best Practices Templates innerhalb eines Tages. Nach einer Einführung testen Sie die Lösung kostenfrei und direkt in Ihrer eigenen Umgebung auf Ihre Anforderungen. Wenn Sie zufrieden sind und sich für das Modul entscheiden, erstellen wir Ihnen ein Angebot.


Das Modul ist unkompliziert und ohne eine Verpflichtung zu den weiteren Modulen der NAVOO-Plattform buchbar. Ihr Vorteil: Entscheiden Sie sich später für andere NAVOO-Bausteine, sind diese problemlos kombinierbar. NAVOO ist optimal aufeinander abgestimmt, sodass sich die Module gegenseitig ergänzen.


Ihr Mehrwert mit NAVOO Governance

Steigerung der Effizienz in kollaborativen Arbeitsprozessen
Geringer Aufwand für Administration und Support
Unternehmensweit sicheres Datenmanagement
Mitgedachte Change- und Adoption-Prozesse
Kosten- und Zeitersparnisse dank vordefinierter Templates und zentraler Steuerung
Hohe Nutzerakzeptanz durch einfache Usability und Prozesse, die an die Anwender angepasst sind
Sofort einsatzbereit
Einsparpotenziale mit NAVOO

Sie sind noch unsicher, ob NAVOO sich auch für Ihre Organisation lohnt? Werfen Sie einen Blick in unsere ROI-Einschätzung, die wir für Sie beispielhaft anhand eines Anwendungsfalls erstellt haben. Ausgehend von einem mittleren Anforderungslevel an Governance und Compliance im Digital Workplace zeigen wir Ihnen Mehrwerte und Einsparpotenziale für verschiedene Benutzerrollen.

Testen Sie NAVOO Governance unverbindlich mit unserem Quickstart

Senden Sie uns eine Anfrage, wir melden uns umgehend bei Ihnen!

Häufige Fragen rund um das Thema NAVOO Governance

  • Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich NAVOO Governance gut als Start in unsere SaaS-Plattform eignet – insbesondere für Unternehmen, die bereits mit Microsoft Teams und SharePoint arbeiten. Das Modul bietet mit Templates, Automatisierungen und Lebenszyklus-Management eine schnelle und effiziente Lösung, die vorhandenen Microsoft 365 Services sicher und smart zu managen.

  • Für den Einsatz von NAVOO Governance benötigt es keine grundlegenden Änderungen. Die Transformation und Integration Ihrer Legacy Systeme ist problemlos möglich. NAVOO Governance ermöglicht intuitive und automatisierte Arbeitsabläufe und unterstützt Ihre Mitarbeitenden in Ihren täglichen Prozessen.

  • Ja, die Module unserer SaaS-Plattform NAVOO sind alle einzeln und unabhängig voneinander buchbar – also auch NAVOO Governance. Entscheidend ist Ihr individueller Bedarf. Und sollten Sie sich später für weitere Module interessieren, ist die gesamte Plattform aufeinander abgestimmt und somit erweiterbar.

  • Der Name unserer integrierten SaaS-Plattform NAVOO setzt sich aus Wortteilen der Begriffe Navigation, Orchestration und Organization zusammen – denn das macht NAVOO aus. Eine intelligente, automatisierte und unternehmensweite Steuerung Ihrer relevanten Inhalte.

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Ihr Kontakt für NAVOO

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Björn Nettingsmeier
Experte für Digital Workplace