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Sharepoint Online Migration - automatisiert und toolgestützt

Online Datenzugriff für Ihr Unternehmen: SharePoint Online-Migration

Migration nach SharePoint Online

Gehen Sie den nächsten Schritt mit der automatisierten SharePoint Migration
31.05.2022
Cloud
Digitale Transformation
Digital Workplace
Microsoft 365

Die Zahl der deutschen Unternehmen, die auf Cloud-Computing setzen, hat sich innerhalb von zehn Jahren verdreifacht. Während 2011 nur knapp ein Drittel geteilte Ressourcen nutzt, arbeiten im Jahr 2020 schon 82 Prozent der Betriebe in der Cloud (Quelle).  Was für alle anderen Nutzenden im professionellen Umfeld gilt, hat auch für Ihr Unternehmen Bedeutung: Sie stehen vor der Aufgabe, Ihre lokalen Daten in die Cloud zu bringen. Denn nur dann profitieren Sie von allen Möglichkeiten, die Ihnen Microsoft 365 heute bietet. Eine reibungslose Migration ist der entscheidende Faktor, damit das gelingt. Hier erfahren Sie, wie Sie toolgestützt vorgehen.

Warum ist die SharePoint Migration notwendig?

Wer heute in seinem Unternehmen Daten austauscht, verwendet dafür häufig SharePoint von Microsoft. Typisch ist das Aufsetzen von SharePoint Räumen, um zum Beispiel die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander zu fördern. Eine hohe Anpassbarkeit und schnelle Bereitstellung der Daten gehören dabei zu den wesentlichen Vorteilen von SharePoint. Allerdings sind viele Daten noch lokal verortet – für die Anwendung in der Cloud im Rahmen von Microsoft 365 ist daher eine SharePoint Migration erforderlich.


Für die Migration in die Cloud bietet Microsoft unter anderem mit SPMT (SharePoint-Migrationstool) eine eigene Lösung. SPMT ist in der Lage, einfache Migrationen von lokalen SharePoint Instanzen sowie lokalen Datenquellen durchzuführen. Für Sie bedeutet das einen entsprechenden Aufwand Ihrer Mitarbeiterressourcen für das Migrationsprojekt.


Die SharePoint Migration kann sich aus verschiedenen Quellen bedienen. Dazu gehören SharePoint Server 2010, 2013 und 2016, SharePoint Foundation 2010 und 2013 sowie lokale Netzwerklaufwerke. Voraussetzung ist der Zugriff und die Berechtigung auf die jeweilige Quelle. Außerdem benötigen Sie den Zugriff auf das Ziel selbst, um die Inhalte auch dorthin migrieren zu können. Die Zugriffsrechte haben Sie als globale:r Administrator:in oder SharePoint-Administrator:in Ihrer Organisation.

Was sind die Herausforderungen einer SharePoint Migration?

Jedes Migrationsprojekt stellt eine Organisation vor verschiedene Herausforderungen. Diese treten nicht nur bei der Planung der Migration oder während des Projekts auf, auch nach der Migration können noch Probleme ans Licht treten. Damit die Migration erfolgreich verläuft, ist es wichtig, diese frühzeitig zu erkennen und sich darauf einzustellen.


Daten auf Migrationseignung prüfen

Für eine erfolgreiche Migration Ihrer Daten in eine neue Zielumgebung sorgt eine gründliche Planung. Die ist beim Wechsel vom lokalen SharePoint zu SharePoint Online besonders wichtig. Um Probleme möglichst frühzeitig im Prozess ausschließen zu können, bietet Microsoft mit SMAT (SharePoint Migration Assessment) eine Funktion für die Migrationsbewertung an. Potenzielle Probleme bei den Daten können Sie damit rechtzeitig identifizieren.


Prinzipiell handelt es sich bei SMAT um ein einfaches Kommandozeilen-Tool. Am Ende des Bewertungsvorgangs liefert Ihnen die Software einen Ergebnisbericht, der Sie auf mögliche bestehende Hindernisse hinweist. So haben Sie die Möglichkeit, die Probleme in den Datensätzen zu beseitigen, bevor Sie mit der Migration starten. Neben dem SMAT können auch individuelle Analysen durchgeführt werden.

Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist für die SharePoint Migration entscheidend

Die Migration Ihrer lokalen Daten bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden in einer neuen Zielumgebung zurechtkommen müssen. Die Akzeptanz der Nutzenden ist demnach für den Erfolg Ihrer SharePoint Migration entscheidend. Ein sicherer Weg, um die Nutzenden bei der Migration mitzunehmen, ist die Integration von Maßnahmen im Rahmen des Change Managements. Darüber hinaus ist es essenziell, die Anforderungen der Endnutzer:innen immer im Blick zu behalten.


Folgende Argumente können Sie in der Kommunikation verwenden, um die Nutzenden von den Vorzügen von SharePoint Online zu überzeugen:

Modernisierung des Arbeitsbereichs

SharePoint Online bietet mehr Interaktionsmöglichkeiten in die Microsoft 365-Umgebung als eine lokale Lösung. Ihre Mitarbeitenden erhalten einen modernen Arbeitsbereich, in dem sie effizient agieren können. Gegenüber lokalen SharePoint Instanzen bietet die SharePoint Online zum Beispiel verbesserte Möglichkeiten, Dokumente im Team sowie mit externen Personen zu teilen. Außerdem ist der Zugriff sowohl aus dem Office vor Ort als auch aus dem Home Office möglich.

Nahtlose Integration

Ihre Mitarbeitenden könnten die Befürchtung äußern, dass ein weiterer zusätzlicher Arbeitsbereich mehr Aufwand mit sich bringt. Dem können Sie die Möglichkeiten zur Integration entgegenhalten. Denn SharePoint Online lässt sich nahtlos in Microsoft 365 Anwendungen wie zum Beispiel OneDrive oder Teams integrieren. Dadurch reduziert sich der Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen sogar und schafft neue Möglichkeiten.

Vereinfachte Navigation

Nutzende haben oftmals die Befürchtung, dass sie ihre Informationen in neuen Arbeitsumgebungen nicht mehr finden oder der zeitliche Aufwand steigt. Arbeiten Sie daher an der Navigation und bieten Sie Ihren Mitarbeitenden ein besseres Nutzererlebnis. Entscheidend ist ein unkomplizierter Zugriff auf Teams, Communities und die verschiedenen Websites. Das erhöht die Akzeptanz für die neue Cloud-Umgebung. Governance und Provisioning Prozesse können dabei unterstützen, Doppelungen zu vermeiden und eine saubere SharePoint Online Umgebung zu behalten.

Onboarding planen

Versichern Sie Ihren Mitarbeitenden, dass es ausführliche Schulungen zu den Änderungen geben wird, die in die neuen Funktionen und Features einführen. Besonders wichtig ist es, dass Sie die Nutzenden im Helpdesk einbeziehen. Zum Onboarding gehört aber auch eine ehrliche Kommunikation über mögliche Ausfallzeiten, denn diese sind während der Migration nicht vollständig ausschließbar.

Features von SPOT (SharePoint Online Transformation) im Überblick

Bei Arvato Systems bieten wir mit dem SPOT Migrationstool eine automatische Migration und Transformation Ihrer Daten. Damit können Sie Ihre lokalen Daten oder Legacy-Systeme nach Microsoft 365 bewegen.


Wenn Sie den digitalen Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeitenden optimieren möchten, sollten Sie alle verfügbaren Zusatzmodule in Betracht ziehen. Dazu gehören die Module der SaaS-Plattform NAVOO, wie Governance Monitor, Gast User Management und SPOT (SharePoint Online Transformation).
 

Das sind die Vorteile, die Ihnen SPOT in der Praxis bietet:


  • Automatisierung: Die Migration auf die SharePoint Online Umgebung läuft bei SPOT vollautomatisch ab. Manueller Aufwand durch die Mitarbeitenden entfällt bei dieser Lösung, die somit auch weniger technische Kenntnisse voraussetzt.
  • Kompatibel mit weiteren NAVOO-Modulen: Als Teil der SaaS-Plattform NAVOO ist SPOT mit anderen Modulen der Plattform kompatibel und als Add-on besonders praktikabel – aber nicht auf NAVOO beschränkt: auch Einzellösungen sind mit SPOT möglich.
  • Vollständige Funktionalität: SPOT vereint weiterhin alle Vorteile in sich, die mit der toolgestützten Migration verbunden sind. Speziell die automatisierte Benachrichtigung über die bevorstehende oder abgeschlossene Migration der betroffenen User:innen ist eine der Besonderheiten von SPOT. Auch die Anpassung von Daten während der Transition wie die Überführung der Datenspeicherung von alten Applikationen in neue Ziel-Formate ist individuell möglich.
  • Datensicherung: Sorgen Sie dafür, dass alle Ihre Daten sicher in der neuen Umgebung ankommen. SPOT unterstützt Sie dabei mit cleveren Funktionen für die Datensicherung. 
  • Sicherheitscheck: Unser Add-on für Microsoft 365 bietet neben der Automatisierung weitere Vorteile zum Beispiel in Hinblick auf die Datensicherung. Es ist ein kritischer Aspekt jeder Migration, ob die Daten heil am Ziel ankommen. Konsequenterweise ist in das Tool daher ein Sicherheitscheck integriert – dadurch erhalten Sie alle Änderungen und Unterschiede im Überblick und macht den Migrationserfolg nachvollzieh- und überprüfbar.

Fazit

Den Arbeitsplatz in eine moderne SharePoint Online Umgebung zu verlagern, ist einer der wichtigsten Schritte, um in den Unternehmen die Digitalisierung zu meistern. So können die Mitarbeitenden flexibel von überall und vor allem aus dem Home Office auf alle Inhalte zugreifen. Microsoft 365 und SharePoint Online helfen Ihnen dabei.


Entscheidend ist dabei, welche Tools Sie für den Migrationsprozess verwenden. SPOT bietet hier einige wesentliche Vorteile dank der konsequent umgesetzten Automatisierung. Große Mengen an Daten zu migrieren ist immer mit hohem Aufwand und viel Planung verbunden. Den manuellen Anteil sollten Sie daher so weit wie möglich reduzieren. Abweichungen zwischen Quelle und Ziel bleiben dank SPOT nicht unentdeckt. Der integrierte Sicherheitscheck arbeitet qualitativ und quantitativ und zeigt Ihnen alle Änderungen und Unterschiede zwischen Ziel und Quelle auf.

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Verfasst von

ArvatoSystems_Robert Rischmüller
Robert Rieschmüller
Experte für Digital Workplace