The Day After Tomorrow: Kommunikation in Krisenzeiten

Katastrophenszenarien wie extreme Klimaereignisse, Seuchen oder bewaffnete Konflikte üben eine große Faszination auf uns aus – nicht zuletzt deshalb stehen Filme wie „The Day After Tomorrow“ im Kino- und Streamingprogramm vieler Haushalte weit oben.

Auch Mitarbeiter und Entscheider im IT-Bereich sollten auf den Ernstfall vorbereitet sein: Nach meiner Erfahrung aus unzähligen Kundengesprächen nimmt das Management von IT-Risiken einen immer größer werdenden Teil des Tagesgeschäftes ein. Gut, dass viele Regelaufgaben – insbesondere im Bereich der Infrastruktur – mittlerweile von Cloud-Anbietern erledigt werden.

Auch für Disaster Recovery bieten die Hyperscaler umfangreiche Konzepte an, die abhängig vom Sicherheitsbedürfnis der Unternehmen genutzt werden: Hochverfügbare SAP-Systeme oder weltweit verteilte Datenbanken sind mittlerweile so normal wie Homeoffice in Pandemiezeiten.

In diesem Artikel möchte ich mich einem bislang unterschätzten Risiko zuwenden, das in vielen Business Continuity-Plänen nicht berücksichtigt wird:

Was passiert, wenn Microsoft Teams, Zoom, Google Hangeouts oder Slack nicht verfügbar sind?

Nicht zuletzt durch Covid19 ist nahezu die gesamte Kommunikation von Unternehmens zu einem dieser neuartigen Kollaborationstools gewandert. Nach der Abkündigung von Skype for Business telefonieren viele Firmen mittlerweile sogar ausschließlich über Microsoft Teams.

Was passiert also, wenn Teams weg ist? Wie erreiche ich meine Mitarbeiter dann? Das naheliegendste wäre natürlich, ihnen eine Mail zu schicken. Doch was tun Sie, wenn eine globale Störung bei Microsoft vorliegt und der Versand von E-Mails über Office 365-Ressourcen ebenfalls gestört ist? Wie erreichen Sie Ihre Mitarbeiter in Zeiten von Corona und flächendeckendem Homeoffice? Viele IT-Leiter bringt diese einfache Frage ins Straucheln. Sicherlich ist die Eintrittswahrscheinlichkeit dieses Katastrophenszenarios minimal. Doch wenn es eintritt, können Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht einmal über das Ausmaß der Störung informieren.

Dabei ist eine Lösung einfach zu implementieren und bereits für wenige Euro im Standby zu betreiben. Die eingesetzte Technologie ist dabei unerheblich: Die Bandbreite der Lösungen reicht von einem Kollaborationsbereich im Intranet (sofern dieses nicht auch auf SharePoint Online beruht) bis hin zu einem alternativen Kooperationstool wie Rocket Chat.

Viele Firmen nutzten Rocket Chat lange als „On Premises-Klon“ zu Slack & Co. Durch die blitzartige Verbreitung dieser Cloud-Tools verlor Rocket Chat während der Pandemie allerdings rasch an Bedeutung.

Um das Thema Kommunikation in Krisenzeiten kostengünstig in den Griff zu bekommen, stellt Rocket Chat eine sehr einfache Möglichkeit dar: In den App Stores der Hyperscaler lassen sich vorgefertigte Images auf Stundenbasis hochfahren und nutzen. Dabei sollte idealerweise ein anderer Hyperscaler gewählt werden, als der auf dem die Standardkollaborationslösung läuft. Sicher ist sicher! Ein solches Backup-System für Kommunikation im Katastrophenfall ist von einer IT-Abteilung schnell konfiguriert und einsatzbereit. Über die Möglichkeiten von Single Sign-On und automatischer Softwareverteilung kann Rocket Chat auch ohne permanente Aufwände bereitgestellt werden.

Darüber hinaus ist es besonders wichtig, die Lösung zum Teil eines Business Continuity Plans zu machen, der allen Mitarbeiter bekannt ist. Hierin sehe ich die größte Herausforderung, denn wer erinnert sich schon im Katastrophenfall an eine E-Mail, die vor Jahren aus der IT kam? Insofern gilt es neben dem Aufsetzen von technischen Lösungen das Thema Krisenkommunikation bei den Mitarbeitern zu manifestieren. Idealerweise greift der Mitarbeiter im Notfall zur Backup-Kommunikationslösung wie zum Feuerlöscher, wenn es brennt.

Damit kann meiner Meinung nach nicht früh genug begonnen werden: Der ideale Tag dafür ist „The Day before Tomorrow“ – also heute. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei, dieses Risiko zu meistern.