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Digitales Sitzungsmanagement von Arvato Systems: Board Meetings effizient organisieren

Die Lösung für modernes Sitzungsmanagement in Ihrem Unternehmen

Was ist digitales Sitzungsmanagement?
Klassisches vs. digitales Sitzungsmanagement
Digitalisierung des Sitzungsmanagements
Unsere Lösung

Wir steigern die Effizienz Ihrer Board Meetings

Mit digitalem Sitzungsmanagement steigern Sie die Effizienz für Ihre Board Meetings. Ob Vorstandssitzungen, Betriebsratssitzungen oder Mitarbeiterversammlungen – die Lösung unterstützt Sie bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung solcher Meetings. Profitieren Sie von zahlreichen praktischen Funktionen und gewinnen Sie an Effizienz für Ihr Unternehmen.

Was ist digitales Sitzungsmanagement?

Unternehmensführung bedeutet Verantwortung, Aufgabenvielfalt und ein hohes Arbeitspensum. Umso wichtiger ist es, Sitzungen auf Führungsebene so effizient wie möglich durchzuführen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen. Dabei spielen viele Faktoren eine entscheidende Rolle: Wie sieht eine sinnvolle Agenda aus? Welche Prozesse führen im Meeting zu konkreten Ergebnissen? Und wie können diese Ergebnisse in die Unternehmensprozesse und -strukturen zur Verfügung gestellt werden?


Unsere Lösung: Digitales Sitzungsmanagement. Es ist ein unverzichtbares Instrument der unternehmerischen Steuerung und Kontrolle und bietet optimale technische Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen.

Klassisches vs. digitales Sitzungsmanagement: Darum lohnt sich der Umstieg

Das klassische Sitzungsmanagement hat einige entscheidende Nachteile, die dem digitalen Wandel nicht mehr standhalten können:

  • Aufwendiges Agenda-, Ressourcen- und Teilnehmer-Management
  • Hohe Zeitinvestitionen
  • Ineffektive Arbeitsweisen
  • Kollision der Verantwortungen

Wo klassisches Sitzungsmanagement seine Grenzen erreicht, erweitert das digitale Sitzungsmanagement und bietet seinen Nutzern die Chance, Board Meetings modern und effizient auszurichten: Digitales Sitzungsmanagement ist eine moderne, intuitive und digitale Lösung, um komplexe Strukturen zu optimieren. Die Lösung minimiert den Aufwand und erhöht dabei den Nutzen von Board Meetings. Sie profitieren von einer Zeitersparnis und dem optimalen Management von Agenda, Ressourcen, teilnehmenden Personen und Verantwortlichkeiten.

Innovativ und modern: Die Digitalisierung des Sitzungsmanagements

Mit der Digitalisierung des Sitzungsmanagements heben wir die Durchführung Ihrer Board Meetings auf ein neues Level. Profitieren Sie von zahlreichen Funktionen, kompakt zusammengefasst in einer Lösung:

Übersichtliche Benutzeroberfläche für einfachste Bedienung
Verwaltung über Drag-and-Drop und weitere Funktionen garantieren eine hohe Benutzerfreundlichkeit
Integration in die jeweiligen Outlook-Kalender
Optimale Vorbereitung anstehender Meetings der Unternehmensführung durch effektives Agenda-Management
Zuteilung und Freigaben von Tasks und Zugriffen durch innovatives Rollenmanagement
Nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur

Unsere Lösung für Ihr digitales Sitzungsmanagement

Meetings digital organisieren: Worauf kommt es bei modernen und leistungsfähigen Board Meetings an? Die Antwort liegt in unserer Lösung: Sparen Sie Zeit und Ressourcen bei der Organisation von Terminen und Sitzungen ein, definieren Sie Prozesse und Workflows transparenter und bereiten Sie Board Meetings mit weniger Aufwand nach. Außerdem ermöglicht unsere Lösung eine nahtlose Anbindung in Ihre vorhandene IT-Umgebung.

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Vorbereitung

Durchführung

Nachbereitung

IT-Integration

Vorbereitung digitaler Board Meetings

Erledigen Sie mit unserer Lösung für digitales Sitzungsmanagement alle Ihre Aufgaben in Vorbereitung auf Ihre Sitzungen schnell, effizient und transparent und optimieren Sie Ihren Ressourceneinsatz:

  • Legen Sie den Zeitraum für Ihr Board Meeting interaktiv fest.
  • Binden Sie interne und externe Teilnehmer ganz unkompliziert ein und wickeln Sie die Themenplanung, Bewertung und Genehmigung einfach und bequem ab.
  • Erstellen Sie die Agenda für das Meeting dynamisch und definieren sie einzelne Agendapunkte, wie z.B. die Begrüßung, in einem Workitem. Hinterlegen Sie dabei auch gleichzeitig die Zuständigkeiten, Dokumente und Regularien.
  • Organisieren und verwalten Sie die Sitzungsräume und die dafür erforderlichen Ressourcen.
  • Profitieren Sie von einem einfachen Dokumenten-Management.
  • Sie haben die Möglichkeit, eine Remote-Teilnahme einzurichten. So können auch Mitglieder am Board Meeting teilnehmen, die nicht vor Ort sind.

Durchführung digitaler Board Meetings

Integrieren Sie mit unserer Lösung für digitales Sitzungsmanagement innovative Prozesse und transparente Workflows in Ihre Arbeitsabläufe. Die folgenden Funktionen ermöglichen Ihnen neue Möglichkeiten bei der reibungslosen Durchführung:

  • Nutzen Sie während der Durchführung einer Sitzung die interaktiven Protokoll-Werkzeuge und notieren Sie alle relevanten Informationen.
  • Kommentieren Sie Dokumente und Agendapunkte mit Hilfe von digitalen Notizen und teilen Sie diese nach Bedarf auch mit ausgewählten Teilnehmern.
  • Nutzen Sie praktische Funktionen, um sich digital abzustimmen und wichtige Themen auch nach dem Meeting im Blick zu behalten.

Nachbereitung digitaler Board Meetings

Ein Meeting kann noch so informativ sein – wenn die Ergebnisse anschließend nicht aufbereitet werden, ist es schlussendlich nicht effizient. Unsere Sitzungsmanagement Lösung hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Sie die Ergebnisse, z.B. beschlossene Maßnahmen und nächste Schritte, nicht aus den Augen verlieren und in die Tat umsetzen:

  • Schließen Sie Protokolle im Anschluss an das Meeting ab und holen Sie ggf. Entscheidungen und Zustimmungen digital ein.
  • Smarte Reporting-Funktionen geben Ihnen Aufschluss über Zuständigkeiten der Aufgaben und Abstimmungen.
  • Nutzen Sie die praktische Suchfunktion, um Mitglieder, Dokumente, Präsentationen oder Beschlüsse zu finden.
  • Verteilen Sie Ihr konsolidiertes Sitzungsprotokoll im Anschluss an das Meeting an interne und externe Teilnehmer, damit jeder die Beschlüsse aus dem Meeting einsehen kann.

IT-Integration der Lösung

Die Anbindung unserer Lösung für digitales Sitzungsmanagement an Ihre bestehende IT-Infrastruktur funktioniert nahtlos und bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

  • Die Lösung funktioniert auf dem Browser und auf allen mobilen Endgeräten.
  • Auch Azure Information Protection und eine einfache Teams Integration in Chat & Meeting sind möglich.
  • Microsoft Planner lässt sich in die Lösung für Planung und Folgeaufgaben integrieren.
  • Eine Mehrfachnutzung für Sitzungen, Veranstaltungen, Boardmeetings etc. ist möglich.
  • Nutzen Sie z. B. DocuSign als Integration für digitale Unterschriften.

Kontaktieren Sie uns jetzt

Nennen Sie uns Ihr Anliegen und unser Team wird sich gerne darum kümmern und sich bei Ihnen melden.

Pflichtfeld

Ihre Kontakte für Digitales Sitzungsmanagement

ArvatoSystems_MA_Medien_Kuenzig-Reling
Thomas Künzig-Reling
Experte für Digital Workplace
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Daniel Heer
Experte für Digital Workplace