Technische Dokumentation verständlich erklärt

Technische Dokumentation ist weit mehr als ein notwendiges Übel – sie ist ein strategisches Werkzeug. Ob Software, Maschinen oder komplexe Systeme: Ohne klare und verständliche Dokumentation riskieren Unternehmen nicht nur Frust bei Kunden, sondern auch rechtliche Folgen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Technische Dokumentation bedeutet, warum sie unverzichtbar ist und wie Sie Informationsprodukte professionell erstellen. 

Sie stellen fest, dass eine Vorgangsbeschreibung, ein Handbuch oder eine Anleitung nicht mehr aktuell ist? Ihr Confluence-Bereich wirkt unübersichtlich und ist voller „Nebenbei-Dokus“? Ihr Support-Team kämpft mit wiederkehrenden Anfragen, weil wichtige Informationen fehlen oder unklar formuliert sind? Mit professioneller technischer Dokumentation vermeiden Sie zukünftig genau diese Szenarien.

Technische Dokumentation umfasst die strukturierte Sammlung, Aufbereitung und regelmäßige Aktualisierung von Informationen zu einem technischen Produkt. Sie stellt sicher, dass Nutzer:innen Produkte sicher und normkonform betreiben können. Bekannte Anwendungsbeispiele aus dem Alltag sind zum Beispiel Installationshandbücher oder Betriebsanleitungen. 

Technische Dokumentation bei Arvato Systems

Bei Arvato Systems ist die technische Dokumentation fest im Informationsmanagement verankert. Ihr Ziel ist es, Wissen über die Funktionsweise von IT-Lösungen klar und verständlich zu vermitteln. Die Informationsprodukte entstehen digital, werden kontinuierlich aktualisiert und in einer klaren Struktur aufbereitet und bereitgestellt.

Formate und Arbeitsweise der Redaktion

Der Arbeitsbereich Technische Dokumentation ist – entgegen der eher monoton klingenden Bezeichnung – äußerst vielfältig. Neben den klassischen Formaten wie Betriebshandbüchern, Whitepapern und Release Notes werden je nach Anforderung und Zielgruppe auch multimediale Inhalte wie Anleitungsvideos und Podcasts erstellt. Für komplexe Aufgaben werden gezielt KI-Bots eingesetzt, die repetitive Tätigkeiten automatisieren, Recherchen beschleunigen und die redaktionelle Qualität verbessern. So bleibt mehr Raum für Inhalte, die präzise, verständlich und konsequent auf die Bedürfnisse der Anwendenden ausgerichtet sind. 

Technische Dokumentation trägt entscheidend dazu bei, komplexe Produkte und Prozesse verständlich und nachvollziehbar zu machen. In Zeiten stetig wachsender Informationsmengen und zunehmender Datenströme gewinnt eine klare Informationsstruktur an Bedeutung. Oft wird die Notwendigkeit eines systematischen Informationsmanagements unterschätzt und zu spät erkannt. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: 

• Verbesserte User Experience: Klare Anleitungen reduzieren Frust und steigern die Zufriedenheit.  

• Effizienzsteigerung: Weniger Supportanfragen, Entlastung von Entwicklungs- und Produktteams, schnellere Einarbeitung, weniger Rückfragen. 

• Wissenssicherung: Wissen bleibt erhalten, auch wenn Mitarbeitende ausscheiden.  

• Rechtssicherheit: Fehlende oder mangelhafte Dokumentation führt in regulierten Branchen zu Haftungsrisiken und Rückrufen. 

• Stärkeres Markenimage: Hochwertige Informationsprodukte stärken das Vertrauen in Produkte und Marke. 

In vielen Unternehmen finden sich veraltete, unübersichtliche oder mehrfach vorhandene Informationen. Eine strukturierte technische Dokumentation über ein zentrales Redaktionssystem schafft hier Abhilfe, bringt Ordnung und reduziert Fehlerquellen. 

Solche Redaktionssysteme ermöglichen: 

• modulare Inhalte

• konsistente Ausgabeformate (HTML, PDF, Confluence)

• ein einheitliches Corporate Design

• höhere Verständlichkeit durch Grafiken, Diagramme und visuelle Elemente 

Ebenso wichtig ist die Wahl des passenden Sprachregisters: Während Entwickler:innen präzise technische Tiefe benötigen, erwarten Kund:innen klare, leicht verständliche Informationen. Technische Dokumentation übersetzt daher Fachsprache in anwenderorientierte Sprache – bei Bedarf auch mehrsprachig oder barrierefrei. 

Doch wie laufen die Redaktionsprozesse im Unternehmenskontext praktisch ab? Das veranschaulicht diese vereinfachte Prozessgrafik:

1. Fachabteilungen liefern Inhalte und Zugänge (SharePoint, Confluence, JIRA). 

2. Die Redaktion analysiert und bereinigt die Informationen. 

3. Inhalte werden manuell oder automatisiert ins Redaktionssystem übertragen. 

4. Grafiken, Diagramme und Screenshots entstehen gemäß dem Corporate Design. 

5. Fachabteilungen prüfen die Entwürfe. 

6. Nach der Freigabe veröffentlicht die Redaktion die finalen Informationsprodukte. 

Alle Prozesse verlaufen iterativ und im engen Austausch, um Erwartungen kontinuierlich abzugleichen und Qualität sicherzustellen. 

Bewährte Grundsätze unterstützen eine nachhaltige Dokumentationsqualität: 

• Zielgruppe definieren: Sprache, Tonalität und Detailtiefe passend auswählen. 

• Klare Struktur schaffen: Inhaltsverzeichnis, Kapitel und eine logische Reihenfolge. 

• Einfach und verständlich formulieren: Auf unnötige Fachbegriffe verzichten. 

• Visualisierungen einsetzen: Bilder, Diagramme oder Videos nutzen. 

• Aktualität gewährleisten: Inhalte regelmäßig prüfen, pflegen und versionieren. 

• Digitale Zugänglichkeit sicherstellen: online verfügbar, mobil optimiert und barrierefrei zugänglich machen.