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Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

im Rahmen dieser Veranstaltung

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) durch die Arvato Systems Gruppe* sowie zu Ihren Datenschutzrechten.

Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Die einzelnen Gesellschaften der Arvato Systems Gruppe* (im Folgenden "Firma") sind für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemeinsam verantwortlich. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).


Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der jeweiligen Postadresse der relevanten rechtlichen Einheit mit dem Zusatz „Abteilung Datenschutz“ oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@arvato-systems.de, Tel.: +49-5241-80 70785.

Welche Daten werden über mich gespeichert?

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

  • Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, ggf. Titel, Adresse, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Angaben zum Unternehmen bzw. der Institution, für die Sie tätig sind
  • Angaben zu Ihrer beruflichen Position
  • Ggf. auf der Veranstaltung von Ihnen erstellte Foto- und Videoaufnahmen

Zu welchem Zweck werden meine Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten werden bei der Erhebung aufgrund von gesetzlichen Erlaubnistatbeständen festgelegt. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Kontaktaufnahme, Registrierung und Durchführung von Veranstaltungen sowie für Werbezwecke. Die Rechtsgrundlage für die Anmeldung zu einer Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In der Kundenpflege und Kundengewinnung liegen die berechtigten Interessen. Sollten Sie Ihre Einwilligung für eine werbliche Ansprache per Telefon und/oder per E-Mail gegeben haben, dient Art. 6 I lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.


Darüber hinaus werden bei unseren Veranstaltungen regelmäßig Bild- und Tonaufnahmen gemacht, die teilweise auf unserer Homepage, in unseren Social Media Kanälen oder im Rahmen von externer und interner Berichterstattung veröffentlicht werden. Neben den Foto- und Videoaufnahmen werden dabei automatisch auch Metadaten, wie z.B. Ort und Zeit der Aufnahme und Standort, in den Digitalkameras gespeichert. Rechtsgrundlage für das Anfertigen und Speichern von Foto- und Videoaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung. Rechtsgrundlage für das Veröffentlichen der Foto- und Videoaufnahmen sind §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG). Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Anfertigung und Speicherung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen mit künftiger Wirkung zu widersprechen, in dem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an info@arvato-systems.de senden.


Die auf einer Veranstaltung erfassten Daten können auch zu Werbezwecken verarbeitet werden. Diese Verarbeitung beruht auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 I lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Anbahnung einer möglichen Geschäftsbeziehung. Sollten Sie Ihre Einwilligung für eine werbliche Ansprache per Telefon und/oder per E-Mail gegeben haben, dient Art. 6 I lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Sie aber an unseren Veranstaltungen teilnehmen, oder Einladungen zu den Veranstaltungen erhalten möchten, müssen Sie uns Ihre Daten bereitstellen. Ohne Ihre Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu unseren Veranstaltungen zukommen zu lassen oder Ihnen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen.

Wer bekommt meine Daten?

Wir setzen weisungsgebunden Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, die nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten erhalten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Soweit diese Dienstleister Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, kann dies dazu führen, dass Ihre Daten in ein Land übermittelt werden, wo kein der EU bzw. des EWR angemessenes Datenschutzniveau garantiert werden kann. Ein solches Datenschutzniveau kann mit einer geeigneten Garantie jedoch sichergestellt werden. Bei der Auswahl der Dienstleister unternimmt Arvato Systems die notwendigen Schritte zur vertraglichen Absicherung eines gleichwertigen Datenschutzniveaus.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt, d.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.

Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten gemäß Art. 15 DSGVO. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DSGVO zu verlangen.


Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit).


Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO widersprechen.


Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.


Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie allgemein Fragen zum Datenschutz innerhalb der Arvato Systems Gruppe, können Sie sich jederzeit an uns über die oben angegebenen Kontaktdaten wenden. Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Eine Liste der Datenschutzbehörden sowie deren Kontaktdaten finden Sie hier.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung und findet ein Profiling statt?

Auf Basis Ihrer erhobenen Daten wird keinerlei automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung vorgenommen.

Schluss/Versionsinformation

Im Zuge der Weiterentwicklung der Arvato Systems-Services können Änderungen dieser Datenschutz-Hinweise erforderlich werden. Daher empfehlen wir Ihnen, sich diese Datenschutz-Hinweise von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.


*Die Arvato Systems Gruppe ist unter der E-Mail-Adresse: info@arvato-sytems.de zu erreichen und umfasst die folgenden Gesellschaften:


Arvato Systems GmbH, An der Autobahn 20, 33333 Gütersloh; Arvato Systems Perdata GmbH, Martin-Luther-Ring 7-9, 04109 Leipzig; Arvato Systems S4M GmbH, Am Coloneum 3, 50829 Köln; Next Level Integration GmbH, Nattermannallee 1, 50829 Köln; Arvato Systems Latvia SIA, Zaļā iela, Centra rajons, Rīga, LV-1010, Lettland; Arvato Systems IT S.R.L., Ionescu Crum no. 1, Brasov – 500446, Rumänien; Vidispine AB, Kista Alléväg 3, 164 55 Kista, Sweden

Ihr Ansprechpartner für mehr Informationen

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Unser Datenschutz-Team