Wirkungsvolle Methoden für ein effektives Prozessmanagement
Mit einem smarten Methodenmix optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und heben sich vom Wettbewerb ab
Der Begriff Prozessmanagement ist schon lange ein gegenwärtiges Thema in Unternehmen – aber die Bedeutung und Relevanz haben sich verändert: Während das Geschäftsprozessmanagement (BPM) früher hauptsächlich ein Werkzeug war, um Prozesse zu standardisieren, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken, ist BPM heute als zentraler und allgegenwärtiger Bestandteil in der strategischen Planung moderner Unternehmen fest verankert.
Nicht zuletzt die Covid-19 Pandemie hat viele Unternehmen vor neue Herausforderungen und Aufgaben gestellt, für deren Bewältigung insbesondere ein effizientes Prozessmanagement entscheidend ist. Also: Wer sich digitale Transformation auf die Agenda geschrieben hat, kommt an der Auseinandersetzung mit den eigenen Unternehmensprozessen nicht vorbei. Und stößt dann sehr schnell und unweigerlich auf Themen wie Process Mining und Robotic Process Automation. Doch welche Methoden des Prozessmanagements gibt es nun und wie unterscheiden sie sich?
Wie lassen sich Prozesse abbilden?
Im Prozessmanagement haben Sie die Wahl zwischen zwei unterschiedlichen Blickwinkeln zur Abbildung Ihrer Prozesse – Top-Down und Bottom-Up. Hier erfahren Sie, wie sich die beiden Planungsansätze unterscheiden und welche Vorteile sie mit sich bringen.
Prozesse abbilden – Top-Down oder Bottom-Up?
Eine Prozesssicht von oben nach unten? Oder doch umgekehrt? Seien Sie beruhigt, hier gibt es kein eindeutiges Richtig oder Falsch, denn beide Ansätze haben ihre Daseinsberechtigungen, aber natürlich auch Schwächen, denen Sie sich bewusst sein sollten.
Top-Down-Ansatz im strategischen Prozessmanagement
Als Basis für den Top-Down-Ansatz im strategischen Geschäftsprozessmanagement dienen die Unternehmensvision und die übergeordneten Unternehmensziele. Daraus leiten sich die Geschäftsprozesse ab, die zur Erreichung dieser Ziele und zur Verwirklichung der Vision notwendig sind. Üblicherweise konzentrieren sich Unternehmen zunächst auf die primären Prozesse, die der Wertschöpfung des Unternehmens dienen. Daraufhin folgen die sekundären Prozesse, auch unterstützende Prozesse genannt.
Der große Vorteil hierbei: Auf Basis der strategischen Ausrichtung können Sie essenzielle Prozesse priorisiert betrachten und somit Effizienz und Effektivität Ihres Unternehmens steigern. Beachten Sie jedoch die Möglichkeit, auf Widerstand aus der Belegschaft zu stoßen, wenn plötzlich etablierte Prozesse verändert werden. Eine transparente Kommunikation ist hierbei essenziell.
Bottom-Up-Prozessmanagement auf operativer Ebene
Im Vergleich zum Top-Down-Ansatz, findet die Betrachtung der Prozesse beim Bottom-Up-Prozessmanagement aus umgekehrter Richtung statt. Hierbei beleuchten Sie die Prozesse auf operativer Ebene und analysieren das Zusammenspiel der verschiedenen Prozesse. Daraus folgt die Ableitung der primären und sekundären Geschäftsprozesse.
Ihr Vorteil: Der Bottom-Up-Ansatz bildet die in der Realität gelebten Prozesse authentisch ab, sie werden nicht von oben diktiert.
Ein potenzieller Nachteil: Es besteht ein Risiko, sich zu sehr auf die internen Abläufe zu konzentrieren und dabei die Anforderungen des Marktes aus dem Blick zu verlieren.
Neun Methoden für ein erfolgversprechendes Prozessmanagement
Ist die Entscheidung für Top-Down, Bottom-Up oder für eine Kombination aus beiden Ansätzen einmal gefallen, stehen Sie im nächsten Schritt vor der Aufgabe, die passenden Methoden zu wählen. Dabei steht Ihnen eine Vielzahl an Methoden zur Verfügung, die einzeln oder auch ergänzend zueinander angewandt werden können. Doch welche Methoden eignen sich für Ihr Unternehmen und lassen sich effektiv im Rahmen Ihres Prozessmanagements umsetzen?
Business Process Reengineering (BPR)
Hinter Business Process Reengineering verbirgt sich eine der bekanntesten Methoden des Prozessmanagements. BPR verfolgt einen recht radikalen Ansatz zur Transformation einer funktionalen hin zu einer prozessorientierten Unternehmensstruktur. Beim BRP konzentrieren Sie sich auf die kritischen Geschäftsprozesse und nehmen dabei an, dass sich die Geschäftsprozesse an den Kundenanforderungen orientieren und sich das Unternehmen auf seine Kernkompetenzen fokussiert.
Die Umsetzung erfolgt daraufhin in vier Phasen:
- Die Renewing-Phase dient dazu, Mitarbeiter in den Prozess einzubinden und entsprechend zu schulen.
- Die zweite Phase, das Revitalizing, beinhaltet eine Prozessanalyse, in der der Ist-Stand erhoben und ein Soll-Zustand definiert wird.
- Daraufhin nehmen Sie in der Reframing-Phase Einstellungsänderungen vor, um Denkmuster Ihrer Mitarbeiter anzupassen.
- Die Restructuring-Phase sorgt für eine Umsetzung der neugestalteten Prozesse und schließt den BPR-Prozess ab.
Total Quality Management (TQM)
Was ist Total Quality Management? Dahinter steckt ein Unternehmenskonzept, das eine kontinuierliche Verbesserung der Qualität verschiedener Geschäftsbereiche vorsieht. Ziel ist die Sicherstellung einer möglichst hohen Qualität in allen Geschäftsbereichen, um damit verschiedene Faktoren wie Kundenzufriedenheit und RMA-Quote (Return Material Authorization, also die Quote der Warenrückläufe) zu den eigenen Gunsten zu beeinflussen. TQM geht über eine übliche Qualitätskontrolle deutlich hinaus, da Qualität nicht nur reaktiv kontrolliert, sondern bereits proaktiv durch verschiedene Vorgaben in das Produkt eingebracht wird.
Damit sich das Total Quality Management auch wirklich positiv auf die Unternehmens- und Prozessentwicklung auswirkt, sind zwei Aspekte wichtig: zum einen, dass sich die Anwendung auf die vorherrschende Organisation im eigenen Unternehmen konzentriert und zum anderen, dass der Wettbewerb das eigene TQM nicht zu sehr beeinflusst. Außerdem steht hinter TQM eine kontinuierliche Unternehmensentwicklung. Das heißt konkret: Rechnen Sie also nicht mit revolutionären Verbesserungen innerhalb kürzester Zeit.
Balanced Scorecard (BSC)
Die Balanced Scorecard ist eine sehr einfache und effektive Methode, um die strategischen Unternehmensziele aus vier verschiedenen Perspektiven zu betrachten und zu bewerten.
- Die erste Perspektive ist die Finanzperspektive, die typische Kennzahlen wie Umsatz und Gewinn beleuchtet.
- Die Kundenperspektive umfasst dagegen Parameter wie die Kundenzufriedenheit, die Rücksendequote oder das Aufkommen von Beschwerden.
- Die dritte Perspektive ist die Prozessperspektive, aus der prozessuale Kennwerte mit Blick auf Kosten, Qualität und Zeit erhoben werden, also beispielsweise Durchlaufzeiten oder auch Lager- und Logistikkosten.
- Die Mitarbeiterperspektive rundet die vier Blickwinkel ab und beschreibt beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit. Außerdem gibt sie Hinweise, auf welche zukünftigen Entwicklungen das Unternehmen ausgerichtet ist.
Die BSC stellt diese vier Perspektiven gegenüber, sodass die Anwendung einer BSC die Zusammenhänge und auch Konfliktpotenziale sehr gut aufdeckt. Was Sie daraus ziehen können? Ob Sie Ihre Unternehmensziele bestätigen oder überdenken sollten.
Six Sigma
Six Sigma ist eine Methode zur Prozessverbesserung, die auf statistischen und analytischen Herangehensweisen basiert. Die Bezeichnung leitet sich aus dem gleichnamigen griechischen Buchstaben ab, der in der Mathematik die Standardabweichung repräsentiert.
Six Sigma hat das Ziel, die Leistungsfähigkeit von Prozessen messbar zu machen. Ist die Standardabweichung eines Prozesses zu hoch (gleichbedeutend mit einer großen Streuung), so hilft Six Sigma bei der Ergründung und Behebung der Fehlerursachen. Dabei folgt diese Methode dem DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), um eine iterative und nachhaltige Prozessanalyse und -verbesserung zu ermöglichen.
Process Mining
Process Mining gehört zu den Prozessmanagement Methoden, die vor dem Hintergrund der Digitalisierung am stärksten im Trend liegen. Process Mining taucht tiefer in Ihre Unternehmensprozesse ein, indem es aus einer großen Datenmenge Prozesse in Echtzeit abbildet. Dadurch ist die Analyse einzelner Prozesse bis aufs kleinste Detail möglich. Bei der Analyse betrachtet die Process Mining-Software den Prozess aus zahlreichen Blickwinkeln. Sie können den Prozess durch unterschiedliche Filtereinstellungen abgrenzen und die verschiedenen Ergebnisse in einer Ablaufsimulation miteinander vergleichen. Aus dieser Analyse geht hervor, an welchen Stellen eines Prozesses Schwachpunkte vorliegen – demnach können Sie gezielte Maßnahmen auf faktenbasierten Grundlagen anstoßen. Ein entscheidender Vorteil dieser Methode: Sie erhalten automatisiert eine objektive und vollumfängliche Betrachtung der analysierten Prozesse.
Tipp: Wenn es um qualifiziertes Process Mining geht, ist Arvato Systems Ihr kompetenter Partner. Sie profitieren von einem umfassenden Serviceangebot, das bei der Software-Implementierung startet und Sie über die kontinuierliche Optimierung Ihrer Prozesse begleitet.
Change Management
Ein Unternehmen ohne Veränderung? Das funktioniert nicht mehr. Wettbewerbsintensive Märkte erfordern eine schnelle Anpassung an neue Bedingungen von Unternehmen, um nicht von der Konkurrenz abgehängt zu werden. Um jedoch Veränderungen geplant und kontrolliert umsetzen zu können, braucht es ein Veränderungsmanagement (engl. Change Management).
Eine Änderungsanfrage ist der erste Schritt, bevor es zu einer Änderung innerhalb eines Prozesses kommt. Diese Anfrage wird daraufhin intensiv geprüft und mögliche Auswirkungen auf die beteiligten Prozesse analysiert. Diese Analyse ist die Basis dafür, ob die beschriebene Änderung umgesetzt oder verworfen wird. Wichtig an dieser Stelle: Dokumentieren Sie alle Schritte so detailliert wie möglich, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Tipp: Für Ihr professionelles Change Management begleitet Sie Arvato Systems mit einem umfangreichen Dienstleistungsangebot von der Planung über die Implementierung bis hin zur Überwachung Ihrer Prozesse.
RPA (Robotic Process Automation)
Zeit einsparen durch die Automatisierung von Prozessen und den Fokus auf andere Aufgaben legen? Robotic Process Automation, kurz RPA, macht genau das – RPA automatisiert strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse. Dabei agiert ein Software-Roboter auf der Anwenderschnittstelle Ihrer Systeme und imitiert die menschliche Interaktion. Eine Veränderung der Prozesse ist daher nicht notwendig.
RPA eignet sich in erster Linie für regelbasierte Prozesse. Der Software-Roboter erhält im Vorfeld Vorgaben zur Ausführung des Prozesses und agiert – je nach Art des Prozesses – zusätzlich mit Künstlicher Intelligenz, um die menschlichen Interaktionen bestmöglich zu erlernen. RPA unterteilt sich in teil- und vollautomatisierte Lösungen. Die vollautomatisierte RPA findet oft im Backend Anwendung, da sie komplett ohne menschliches Zutun auskommt. Die teilautomatisierte Lösung stellt meist einen digitalen Assistenten der Mitarbeitenden dar, der regelbasierte Teilaufgaben eines Prozesses übernimmt und so den Mitarbeitenden zuarbeitet.
Tipp: Auch in Ihrem Unternehmen besteht Potenzial, strukturierte Geschäftsprozesse durch eine digitale Software zu bearbeiten? Arvato Systems bietet Ihnen eine professionelle RPA-Lösung und berät Sie zur Automatisierung Ihrer Prozesse.
Lean Management
Das „schlanke Management” stimmt Prozesse gezielt aufeinander ab, um entlang der kompletten Prozesskette Verschwendungen so weit wie möglich zu vermeiden. Der Fokus des Lean Management liegt vor allem auf der Kostenreduzierung bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität sowie der Kundenzufriedenheit. Diese Prozessmanagement-Methode deckt Verschwendungspotenziale wie Wartezeiten, Ausschuss oder weitere Overhead-Faktoren auf, um diese daraufhin im Rahmen der Prozessoptimierung aus den Prozessen zu verbannen.
Das Lean Management basiert dabei auf einem typischen PDCA-Zyklus, der auch aus anderen Bereichen der Prozessoptimierung bekannt ist. Hinter PDCA verbirgt sich ein iterativer Prozess, bestehend aus Plan, Do, Check und Act. Weitere Herangehensweisen sind auch Ansätze wie Kanban (für strukturiertes agiles Arbeiten) und Poka-Yoke (durch Technik ermöglichte Fehlervermeidung).
Kaizen-Konzept
Der Begriff Kaizen kommt aus dem Japanischen und setzt sich zusammen aus den Wörtern „Kai“ (Veränderung) und „Zen“ (zum Besseren). Im europäischen Raum wird diese Methode beispielsweise als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) beschrieben.
Hinter Kaizen steckt der Grundgedanke, keine festen Stichtagen für Prozessverbesserungen zu planen, sie umzusetzen oder zu kontrollieren, sondern Prozessoptimierungen kontinuierlich über das gesamte tägliche Arbeiten hinweg zu integrieren. Diese Methode bezieht alle Mitarbeiter mit ein, um möglichst viele verschiedene Blickwinkel zu berücksichtigen und das Verständnis für Veränderungen auf der Mitarbeiterebene zu stärken.
Mit cleveren Methoden zu besseren Prozessen
Welche Methode ist nun die beste für das Business Process Management? Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort, denn es hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Beispielsweise spielen die Unternehmensstruktur, die Philosophie oder die Einbeziehung der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle für den Wirkungsgrad der Methoden im Prozessmanagement.
Jedoch ist selten eine Methode einzeln betrachtet ausreichend, um Prozessmanagement effektiv und effizient im Unternehmen zu leben. Meistens führt eine Kombination aus verschiedenen Verfahrensweisen zum Erfolg. Das heißt im Umkehrschluss aber nicht, dass Sie sämtliche Methoden in Ihrem Prozessmanagement anwenden müssen oder gewählte Techniken nicht mehr durch andere ersetzen können. Die Wahl der Methoden ist in erster Linie von individuellen Unternehmensfaktoren abhängig.
Nehmen Sie die kostenlose Erstberatung durch einen unserer spezialisierten Fachexperten in Anspruch und finden Sie mit uns gemeinsam heraus, welche Methoden für Ihr Unternehmen die richtigen sind. Arvato Systems ermittelt den IST-Zustand und leitet daraus einen SOLL-Zustand ab. Anschließend begleiten wir Sie bei der Implementierung der ausgearbeiteten SOLL-Prozesse und stehen Ihnen für die kontinuierliche Überwachung sowie Optimierung der Prozesse zur Seite.
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