Was ist der Order-to-Cash-Prozess?
Automatisieren Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess für ein nahtloses und optimiertes Kundenerlebnis
Von der Bestellung bis zur Zahlung – so lautet wörtlich übersetzt die deutsche Bezeichnung für Order to Cash. Im ersten Moment klingt das nach einem Prozess, der in Unternehmen zum absoluten Standard gehört. Das ist aber nicht der Fall, da der Order-to-Cash-Prozess, kurz O2C, eine komplexere Angelegenheit ist als vermutet. Das hat einen einfachen Grund: Der Weg entlang der kompletten Wertschöpfungskette eines Unternehmens umfasst eine Vielzahl von firmeninternen Abläufen und Prozessen.
Das entscheidende Stichwort lautet deshalb: Effizienz. Wie Sie den Order-to-Cash-Prozess in Ihrem Unternehmen automatisiert und effizient gestalten können, welche Vorteile ein agiles System sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden bietet und wo Sie Unterstützung finden, erfahren Sie in diesem Artikel.
Der Order-to-Cash-Prozess
Der Order-to-Cash-Prozess umfasst den gesamten Ablauf vom Eingang einer Kundenbestellung bis zur Bezahlung der offenen Forderung durch den Kunden. Dieser Prozess stellt den Kaufvorgang dar und beinhaltet alle Schritte von der Bestellung eines Produkts oder einer Dienstleistung bis zum Zahlungseingang. Im Gegensatz zur Lieferantensicht, die sich auf den Bestellprozess konzentriert, liegt der Fokus hier auf der Vertriebsseite in einem Unternehmen. Durch eine effiziente Abwicklung des Order-to-Cash-Prozesses können Unternehmen ihre finanzielle Leistungsfähigkeit verbessern und den gesamten Verkaufszyklus optimieren.
Der Oberbegriff umfasst damit viele verschiedene Unterprozesse. Dazu zählen unter anderem der Eingang des Kundenauftrages, also die Bestellung, die Ausführung des Auftrags, die Erstellung der Rechnung und die Überwachung des Zahlungseingangs.
Aufgrund der Komplexität des Themas und der Tatsache, dass viele verschiedene Prozesse zusammengeführt werden müssen, wird die Automatisierung des Prozesses immer wichtiger, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Daher unterstützen sogenannte ERP Systeme (ERP = Enterprise Resource Planning) Unternehmen bei der vollumfänglichen Digitalisierung und Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses.
Das Äquivalent auf der Beschaffungsseite ist der Purchase-to-Pay-Prozess.
Prozessabbildung im Order-to-Cash-Prozess
Ein Order-to-Cash-Prozess lässt sich ganz grob in vier Phasen beziehungsweise Bereiche einteilen:
- Pre-Sales Aktivitäten
- Abwicklung des Auftrags
- Versand
- Fakturierung, also die Rechnungsstellung
Pre-Sales Aktivitäten
Die Pre-Sales Aktivitäten umfassen die Aktionen, die vor der Abwicklung eines Auftrages stattfinden. Das beginnt bei der Kontaktaufnahme zwischen Kunden und Unternehmen. Schon daraus kann der Wunsch nach einem Angebot entstehen. Meist stellt der Kunde aber vorab eine unverbindliche Anfrage. Dabei geht es dann um den Abgleich seines Bedarfs mit dem Produkt bzw. der Dienstleistung. Anschließend folgt das Angebot mit allen wichtigen Fakten für einen potenziellen Auftrag. Unter die Pre-Sales Aktivitäten fallen zudem der Vertrag sowie ein Lieferplan, der die Anzahl und den Lieferzeitpunkt der jeweiligen Produkte oder Dienstleistungen enthält. Vergessen Sie dabei nicht: Alles, was letztendlich vor dem Auftrag selbst über die Bühne geht, ist optional.
Abwicklung des Auftrags
Die Abwicklung des Auftrags ist eine der zentralen Größen des Order-to-Cash-Prozesses. Der Auftrag selbst beinhaltet in einem modernen ERP-System zahlreiche Details wie:
- Informationen über den Preis
- Eckdaten zu den genauen Waren und/oder Dienstleistungen
- Informationen zur Liefermenge und zum Liefertermin
- Angaben zur Sendung
- Informationen zur Abrechnung wie Zahlungsbedingungen
Versand
Im Anschluss an die Auftragsabwicklung folgt der Versand. Alternativ zum Versand einer Ware gilt für Dienstleistungsunternehmen die Erbringung der jeweiligen Leistung. Wichtig für die Dokumentation des Versands ist der Transportauftrag mit Verpackungs- und Transportangaben. Daraufhin kommt es zum Warenausgang und dem eigentlichen Versand.
Fakturierung
Ist die Ware geliefert, ist der nächste Schritt der Zahlungsprozess. Im Normalfall erfolgt die Zahlung, sobald der Kunde die bestellte Ware oder georderte Dienstleistung erhalten hat. Möglich ist aber auch eine Vorauszahlung. Teil der Fakturierung sind außerdem das Forderungsmanagement sowie die mögliche Erstellung von Gutschriften.
Wir halten fest: Die Prozesskette des Order-to-Cash-Prozesses ist lang und sehr kleinteilig. Sie reicht von den Vorverkaufsaktivitäten über die Abwicklung eines Auftrags und den Versand der Ware beziehungsweise die Bereitstellung einer Dienstleistung bis zum kompletten Rechnungswesen.
Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses
Für die Automatisierung einzelner Prozesse gibt es natürlich smarte Lösungen für Business Process Management oder Process Mining. Während beim Business Process Management vor allem Analysen und Optimierungen von Prozessen im Fokus stehen, ist das Process Mining noch effizienter, was die Aufbereitung einzelner Prozesse betrifft.
Wie steht es aber um die Automatisierung des gesamten Order-to-Cash-Prozesses? Die Antwort ist eindeutig: So ganz ohne Automatisierung geht es in der heutigen Zeit kaum noch, da der Prozess viel zu umfangreich ist und sich in den meisten Unternehmen über viele Abteilungen erstreckt.
Viele Schnittstellen beherbergen ein großes Fehlerpotenzial. Es ist daher kaum möglich, bei manueller Prozesssteuerung fehlerfrei zu arbeiten. Stellen Sie sich vor, in jeder Abteilung nehmen Mitarbeitende in der Verkaufsabwicklung Angaben im System vor. Gibt es abschließend eine korrigierende Instanz für all diese Angaben? Wahrscheinlich nicht. Genau aus diesem Grund ist eine manuelle Erfassung von Aufträgen besonders anfällig für Fehler. Solche Fehler können sich dann durch die komplette Prozesskette ziehen. Neben dem hohen Fehlerpotenzial besteht bei der händischen Eingabe außerdem ein Risiko für Manipulationen, die im Zweifel großen Schaden für Ihr Unternehmen verursachen können.
Durch die Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses können Sie diese Szenarien vermeiden. Mit der Implementierung eines voll automatisierten Workflows und standardisierten Prozessen gewinnt Ihr Unternehmen deutlich an Effizienz. Die einzelnen Abläufe laufen automatisiert Hand in Hand, was die Verwaltung optimiert. Zudem steigern Sie durch die Automatisierung die Produktivität, was vor allem mit der Zeitersparnis zusammenhängt. Denn die Verwaltung von Aufträgen wird nun nicht mehr von Mitarbeitern ausgeführt, sondern vom System. Heißt: Die bedeutsamste Folgerung aus der OTC-Prozessautomatisierung kann eine Steigerung Ihrer Umsätze sein.
Fazit und Ausblick: Order-to-Cash-Prozess ist und bleibt wichtig
Je effektiver der Order-to-Cash-Prozess als zentrale Firmengröße gestaltet ist, desto mehr Erfolg verzeichnet Ihr Unternehmen. Managen Sie den gesamten Prozess automatisiert, erhalten Sie einen genauen Überblick aller Schritte. In welchem Status befindet sich ein bestimmter Auftrag? Wo muss die Ware noch ausgeliefert werden? Und bei welchem Kunden steht die Zahlung aus? Diese Fragen werden Ihnen mit einem Blick ins System beantwortet. Außerdem kommt ein optimierter Order-to-Cash-Prozess auch Ihren Kunden zugute: Läuft bei einem Auftrag von Anfang bis Ende alles reibungslos ab, stärkt das die Kundenbeziehung. Entscheidend dafür ist die Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses.
Sie fragen sich, wie Ihnen die Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses in Ihrem Unternehmen gelingt? Arvato Systems bietet moderne, smarte und effiziente Lösungen im Bereich des Prozessmanagements. Nehmen Sie kostenlos und unverbindlich Kontakt zu unseren erfahrenen Fachexperten auf und lassen Sie sich individuell beraten.
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