Multi-Tenant-Modelle

Moderne Technologien haben die Art und Weise, wie Menschen zusammenarbeiten, revolutioniert – nicht nur innerhalb von Unternehmen, sondern zunehmend auch darüber hinaus. Die nahtlose Kooperation mit externen Partner:innen, Dienstleister:innen und Kund:innen prägt den Arbeitsalltag und hebt die Produktivität auf ein neues Niveau. Dieser Artikel beleuchtet Multi-Tenant-Modelle, ihre Einsatzmöglichkeiten, Vor- und Nachteile sowie neue Perspektiven, die über die bisherigen Ansätze hinausgehen.

Früher erschwerten umständliche E-Mail-Ketten mit unzähligen Anhängen, Versionskonflikten und unklaren Verantwortlichkeiten die Zusammenarbeit. Heute ermöglichen cloudbasierte Arbeitsräume in Microsoft Teams oder SharePoint eine direkte, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Änderungen sind in Echtzeit für alle sichtbar, die Kommunikation bleibt kontextbezogen, effizient und sicher. Der klassische E-Mail-Anhang wird zunehmend obsolet und kommt nur noch bei formalen Übergaben oder fehlenden Freigabemöglichkeiten zum Einsatz. Stattdessen dominieren Freigabelinks mit klar definierten Zugriffsrechten – auch über Multi-Tenant-Landschaften hinweg.
 

Dieser flexible und sichere Austausch zwischen Mandanten erfordert jedoch eine durchdachte Steuerung. Unternehmen setzen auf Microsoft 365 Governance, um festzulegen, wer welche Inhalte mit wem teilen darf, wie lange Zugriffe gültig bleiben und ob zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich sind. So entsteht eine moderne Zusammenarbeit, die offen und dynamisch bleibt, ohne die Kontrolle zu verlieren. 

Doch wie wird diese tenantübergreifende Kollaboration technisch realisiert? Welche Optionen bietet der Digital Workplace mit Microsoft 365, um effektiv, sicher und nutzerfreundlich über Unternehmensgrenzen hinweg in Multi-Tenant-Landschaften zusammenzuarbeiten? In der Vergangenheit war der klassische Gastzugang die einzige Möglichkeit – funktional, aber begrenzt in Komfort, Sicherheit und Skalierbarkeit. Heute stellt Microsoft 365 ein breites Spektrum an fortschrittlichen Lösungen bereit.

Die Zusammenarbeit über verschiedene Microsoft-365-Tenants hinweg erfordert flexible und sichere Lösungen. Je nach Bedarf – ob kurzfristige Projekte oder langfristige Partnerschaften – bieten sich unterschiedliche Ansätze an. Im Folgenden zeigen wir fünf bewährte Strategien, ihre Einsatzfelder sowie Vor- und Nachteile.

1. Azure AD B2B Collaboration (klassischer Gastzugang)

Externe Nutzer:innen werden als Gastkonten in Azure Active Directory (AD) eingebunden und erhalten gezielten Zugriff auf Microsoft-365-Anwendungen und -Ressourcen wie Teams, SharePoint oder OneDrive. Eine Einladung initiiert den Prozess, wobei die Authentifizierung und Verwaltung in der eigenen Umgebung erfolgen.

Einsatzfelder

• ideal für projektbezogene Kooperationen mit Partner:innen, temporäre Zusammenarbeit oder selektiven Ressourcenzugriff

Vorteile

• granulare Zugriffskontrolle durch Rollen- und Rechteverwaltung

• Integration in bestehende Sicherheitsrichtlinien, z. B. Conditional Access

• einfache Implementierung ohne umfassende Infrastrukturänderungen

Nachteile

• eingeschränkte Nutzerfreundlichkeit durch häufige Tenant-Wechsel

• steigender Verwaltungsaufwand bei vielen Gastkonten

• begrenzte Integration in komplexe Arbeitsprozesse

Zusammenfassung

Die klassische B2B-Collaboration bietet eine solide Basis für externe Zusammenarbeit mit hoher Kontrolle. Sie eignet sich besonders für kurzfristige Projekte, stößt jedoch bei Skalierbarkeit und Nutzererlebnis an Grenzen.

2. B2B Direct Connect / Teams Shared Channels

Mit freigegebenen Teams-Kanälen (Shared Channels) arbeiten Nutzer:innen in Multi-Tenant-Landschaften, ohne ihre vertraute Umgebung zu verlassen. Kommunikation und Dateiaustausch erfolgen in Echtzeit, während Governance-Richtlinien Sicherheit gewährleisten.

Einsatzfelder

• perfekt für langfristige, intensive Kooperationen zwischen Organisationen mit regelmäßigem Austausch

Vorteile

• nahtloses Nutzererlebnis ohne Tenant-Wechsel

• intuitive Bedienung für interne und externe Nutzer:innen

• robuste Sicherheitskontrollen durch Cross-Tenant-Policies

Nachteile

• komplexe Einrichtung und Abstimmung zwischen Tenants

• Abhängigkeit von bestimmten Microsoft 365-Lizenzen (Microsoft 365 E3 oder E5)

• erhöhter Planungsaufwand für Governance

Zusammenfassung

Shared Channels transformieren die Multi-Tenant-Kommunikation durch ein optimiertes, nutzerzentriertes Erlebnis. Sie sind ideal für dauerhafte Partnerschaften, erfordern jedoch eine sorgfältige technische und organisatorische Vorbereitung.

3. Cross-Tenant Synchronisierung

Diese Methode synchronisiert Identitäten in Multi-Tenant-Infrastrukturen, sodass Benutzer:innen mit konsistenten Berechtigungen in mehreren Umgebungen agieren können. Die zentrale Verwaltung erleichtert die Nutzung, insbesondere in komplexen Strukturen.

Einsatzfelder

• optimal für Konzerne mit mehreren Tenants oder tief integrierte Partnerschaften

Vorteile

• einheitliches Identitätsmanagement über Tenant-Grenzen hinweg

• konsistentes Nutzererlebnis mit klaren Rollen

• effiziente Verwaltung bei großen Nutzergruppen

Nachteile

• hoher Einrichtungs- und Wartungsaufwand

• erhöhte Anforderungen an Governance und Compliance

• technische Komplexität bei der Integration

Zusammenfassung

Die Cross-Tenant-Synchronisierung schafft eine einheitliche Basis für komplexe Unternehmensstrukturen. Sie erleichtert die Verwaltung von Multi-Tenant-Landschaften, ist jedoch technisch anspruchsvoll und governance-intensiv.

4. SharePoint & OneDrive Freigaben

Dokumente oder Sites werden über Freigabelinks oder direkte Einladungen mit Externen geteilt, wobei die Zusammenarbeit auf Datei- oder Seitenebene stattfindet.

Einsatzfelder

• geeignet für dokumentenbasierte Kooperationen mit Kund:innen, Lieferant:innen oder temporären Partner:innen

Vorteile

• schnelles, einfaches Teilen von Inhalten

• Unterstützung durch Data Loss Prevention (DLP) und Ablaufsteuerung

• geringer Einstiegsaufwand

Nachteile

• eingeschränkte Funktionen für komplexe Zusammenarbeit

• Risiken bei unkontrollierter oder unzureichend gesicherter Freigabe

• keine umfassende Integration in Kommunikationsprozesse

Zusammenfassung

SharePoint- und OneDrive-Freigaben bieten eine pragmatische Lösung für den Dateiaustausch. Sie sind einfach und flexibel, erfordern jedoch sorgfältige Kontrolle, um Sicherheitslücken zu vermeiden.

5. Microsoft Loop und externe Kollaboration 

Microsoft Loop ermöglicht die Multi-Tenant-Zusammenarbeit an dynamischen, modularen Inhalten („Loop-Komponenten“), die in Teams, Outlook oder anderen Microsoft-365-Anwendungen als interaktive Ressourcen zur Verfügung stehen. Externe Nutzer:innen können über B2B-Collaboration oder Shared Channels eingebunden werden.

Einsatzfelder

• ideal für kreative Projekte, Brainstorming oder agile Arbeitsprozesse mit externen Beteiligten

Vorteile

• Echtzeit-Kollaboration an flexiblen Inhalten

• nahtlose Integration in bestehende Microsoft 365-Workflows

• Förderung innovativer, interaktiver Zusammenarbeit

Nachteile

• noch in Entwicklung, daher begrenzte Verfügbarkeit

• Abhängigkeit von Tenant-Kompatibilität und Lizenzen

• Lernkurve für neue Nutzer:innen

Zusammenfassung

Microsoft Loop erweitert die tenantübergreifende Zusammenarbeit um eine kreative, flexible Dimension. Es ist ein vielversprechender Ansatz für innovative Teams, deren Potenzial mit der weiteren Entwicklung wachsen wird.

Die tenantübergreifende Zusammenarbeit in Microsoft 365 hat sich von einfachen Gastzugängen zu einem facettenreichen Ökosystem entwickelt, das Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit und Flexibilität vereint. Während klassische B2B-Ansätze ihre Stärken in kurzfristigen Projekten haben, bieten Shared Channels und Cross-Tenant-Synchronisierung nachhaltige Lösungen für intensive Kooperationen. SharePoint- und OneDrive-Freigaben punkten mit Einfachheit, während neue Tools wie Microsoft Loop die Zusammenarbeit zukunftssicher erweitern.

Microsoft 365 ermöglicht es Unternehmen, ihre Kollaboration bedarfsgerecht zu gestalten – ein Schlüssel für digitale Geschäftsmodelle und systemübergreifende Partnerschaften.