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Mitarbeiter-App: So gelingt die interne Kommunikation

Apps für Mitarbeiter nutzerfreundlich konzipieren, designen, umsetzen und bereitstellen

Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation
08.12.2022
Digitale Transformation
Customer Experience
Application Management

Mitarbeiter-Apps dienen dazu, die Belegschaft informiert zu halten. Doch welche Informationen und Funktionen sollte eine Firmen-App für Mitarbeiter bereitstellen? Wie lässt sich eine hohe Nutzerakzeptanz sicherstellen? Und worauf ist bei Entwicklung sowie Bereitstellung zu achten?

Warum eine Mitarbeiter-App? Es gibt doch das Intranet!

Mitarbeitende informiert zu halten, stellt Unternehmen seit jeher vor eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Klar, denken viele zunächst an das gute, alte Intranet. Doch die Erfahrung zeigt: Selbst die besten Inhalte sind keine Garantie dafür, dass die Belegschaft sie tatsächlich liest, anschaut oder anhört. Denn in der Regel ist es so, dass sich Mitarbeitende die Informationen aktiv beschaffen müssen – ein zusätzlicher Aufwand, für den im stressigen Arbeitsalltag oftmals keine Zeit bleibt. Sollten die bereitgestellten Inhalte für die jeweilige Person kaum oder gar nicht relevant sein, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie das Intranet nur selten besucht. Mitarbeitende jederzeit auf dem Laufenden zu halten, kann nur dann gelingen, wenn die Informationen zu ihnen kommen – und nicht umgekehrt. Diese Maxime gilt übrigens unabhängig davon, ob Unternehmen ein Intranet betreiben, das sorgfältig konzipiert und benutzerfreundlich gestaltet ist – was entscheidend für dessen Erfolg ist ­– oder eine (ergänzende) Mitarbeiter-App einführen.

Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation: Welche Vorteile bietet sie?

Eine App für Mitarbeiter entspricht den privaten Nutzungsgewohnheiten von Mitarbeitenden sehr viel eher als das Intranet. Wir sind alle always-on und haben unser Smartphone immer dabei – ob im Homeoffice, auf dem Weg zur Arbeit, auf Geschäftsreise oder abends im Hotel. Da ist es doch naheliegend, Informationen, die für die Belegschaft relevant sind, über den mobilen Kanal bereitzustellen – und nicht via Desktop-Anwendung. Entscheidend ist, dass eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation drei fundamentale Anforderungen erfüllt: Sie sollte intuitiv bedienbar sein, Push-Nachrichten unterstützen und den Anwender:innen einen echten Mehrwert bieten. Das heißt, die Mitarbeiter-App sollte nützliche Funktionen bereithalten und Informationen präsentieren, für die sich die Belegschaft wirklich interessiert:

Informationen

  • Gehaltsabrechnung erhalten
  • Speiseplan anschauen
  • Hinweise auf Störungen im ÖPNV erhalten (Achtung: Schnittstelle)
  • Auf passende Jobs hingewiesen werden
  • Übersicht der verfügbaren Mitarbeiter-Sportkurse erhalten
  • Anleitung für korrektes Sitzen und Entspannungsübungen abrufen
  • Standorte und Kontaktdaten von Gesundheitszentren finden
  • Mitarbeiterrabatte bei Partnerunternehmen einsehen

Funktionen

  • Arbeitszeit erfassen
  • Urlaub einsehen und planen
  • Konferenzraum reservieren
  • Catering für Meeting buchen
  • Zutritt aufs Unternehmensgelände erhalten (digitaler Mitarbeiter-Ausweis)
  • Freie E-Ladesäulen angezeigt bekommen
  • Einen Parkplatz mit Lademöglichkeit reservieren
  • Auslastung der Kantinen prüfen
  • Essensangebote filtern (z. B. vegetarisch, glutenfrei, Allergene etc.) und bewerten

Mitarbeiter-App: Wie lässt sich eine hohe Nutzerakzeptanz erreichen?

Für den Erfolg einer Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation ist entscheidend, dass Mitarbeitende nicht aktiv auf Informationssuche gehen müssen. Ein neues Gehaltsdokument liegt vor? Die Mitarbeiter-App sendet automatisch eine Push-Nachricht. Es gibt neue Jobs, die zum eigenen Profil passen? Die Firmen-App für Mitarbeiter sendet automatisch eine Push-Nachricht. Der Wochenplan für die Kantine ist online? Die App für Mitarbeiter sendet automatisch eine Push-Nachricht. Und so weiter. Daneben sollte eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation bedarfsgerecht konfigurierbar sein und individuelle Ansichten unterstützen. So können sich Mitarbeitende über einen Informations- und Feature-Baukasten ihr Dashboard gemäß ihrer persönlichen Vorlieben und Anforderungen einfach zusammenstellen. Aber Achtung: Trotz aller Individualität sollte sichergestellt sein, dass die Top-News des Tages als festes, unveränderbares Element auf dem Start-Screen voreingestellt sind.


Um die Mitarbeitenden zu binden und das gewünschte Wir-Gefühl innerhalb der Belegschaft zu erzeugen, ist es zwingend erforderlich, dass die Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation ein begeisterndes Nutzererlebnis stiftet. Das wiederum entsteht durch eine fachmännische UX-Konzeption und ein professionelles UI-Design.

Wie gelangt eine Mitarbeiter-App auf die Smartphones der Nutzer?

Es gibt prinzipiell zwei Möglichkeiten, eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation verfügbar zu machen: Über den App Store und per Mobile Device Management (MDM).


  • Mitarbeiter-App über den App Store bereitstellen
    Da iOS als Betriebssystem im Bereich der Enterprise-Apps sehr weit verbreitet ist, hat es sich bewährt, eine App für Mitarbeiter via Apple @ work zu verteilen. Dabei handelt es sich um einen versteckten, passwortgeschützten App Store.
  • Mitarbeiter-App mithilfe von MDM verfügbar machen
    Unternehmen, die sich dagegen entscheiden, ihre Firmen-App für Mitarbeiter in einem App Store zur Installation anzubieten, können eine Art eigenen Store aufbauen und dort die App für Mitarbeiter bereitstellen.
Lesetipp

Was genau es mit der Verteilung von Mitarbeiter-Apps für die interne Kommunikation auf sich hat, haben wir in unserem Beitrag über die fünf Herausforderungen im Kontext von Enterprise-Apps genauer erläutert.

Mitarbeiter-App: Wie gelingt es, Daten effizient und zugleich sicher bereitzustellen?

Idealerweise stellen Unternehmen relevante Informationen via SharePoint für die Mitarbeiter-App als Distributionskanal bereit. Das bietet zugleich den Vorteil, dass die Informationen nicht nur in der Firmen-App für Mitarbeiter, sondern auch in SharePoint selbst verfügbar sind – also dort, wo ein Teil der Belegschaft tatsächlich arbeitet. Von dort lassen sie sich wiederum ins Intranet ausspielen.

 
Dabei muss sowohl die Sicherheit der Applikation selbst als auch die der Mitarbeiter-Daten jederzeit gewährleistet sein. Zum einen gilt es, die mit der Mitarbeiter-App verknüpften Backend-Systeme adäquat abzusichern. Zum anderen ist dafür Sorge zu tragen, dass vertrauliche Informationen sicher bereitstehen. Welche Rolle dabei App-interne VPN-Verbindungen spielen, erfahren Sie ebenfalls im Beitrag über Enterprise-Apps.

Fazit: Mitarbeiter-App, aber richtig!

Eine Firmen-App für Mitarbeiter versetzt Unternehmen in die Lage, Nutzer:innen – unabhängig von der Abteilung, in der sie tätig sind – mit relevanten Informationen zu versorgen. Bei Konzeption, Design, Umsetzung und Bereitstellung sollte das größte Augenmerk auf der Benutzerfreundlichkeit liegen. Wenn es der Belegschaft Spaß macht, ihre Mitarbeiter-App regelmäßig zu benutzen, haben Unternehmen Vieles richtig gemacht.

Hinweis

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass uns geschlechtergerechte Sprache wichtig ist. Wir haben uns in diesem Beitrag für die männliche Form, das sogenannte „generische Maskulinum“ entschieden, da der Algorithmus von Google auf dem aktuellen Suchverhalten der Nutzer:innen basiert. Dieses Suchverhalten ist weiterhin durch maskuline Sprachformen geprägt und beeinflusst daher maßgeblich die Auffindbarkeit unserer Inhalte und den SEO-Erfolg unseres Unternehmens. 

App Entwicklung

Arvato Systems entwickelt maßgeschneiderte Experiences und mobile Apps für jeden Business Case.

UX- & UI-Design

Arvato Systems kreiert einzigartige, konsistente Nutzererlebnisse an verschiedenen Touchpoints.

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Verfasst von

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Gerrit Barembruch
Experte für App-Entwicklung