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Microsoft Viva Topics: Einfache Wissensvermittlung

Dank AI effektiv arbeiten

So versorgt Microsoft Viva Topics Ihr Team mit Informationen
02.06.2022
Digitale Transformation
Digital Workplace
Microsoft 365

Microsoft Viva hilft Ihnen, in der neuen Arbeitswelt vernetzt zu bleiben. Im Mittelpunkt steht Microsoft Teams, wobei der Funktionsumfang größer ist und sich etwa in SharePoint Online integriert. Wir stellen Ihnen mit Viva Topics eine der interessantesten Komponenten von Microsoft Viva vor.

Was ist Microsoft Viva Topics?
Was bedeutet Wissensmanagement?
Die Rolle der Wissensmanager:innen
Nutzungsmöglichkeiten
Einschränkungen
Kosten
Informationen zur Datenhaltung
Fazit

Was ist Microsoft Viva Topics?

Microsoft Viva Topics ist ein unterschätztes Modul der Plattform Microsoft Viva Suite, das mittels Artificial Intelligence (AI) teilautomatisiert ein Wissensmanagement für Ihre Mitarbeitenden aufbaut. Dieses Wissensmanagement ermöglicht eine neue, effizientere und produktivere Arbeitsweise.


Viva Topics integriert sich in Microsoft Search, SharePoint Beiträgen/News, Teams, Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Es erkennt sogenannte Topics in Texten und hebt sie als Link hervor. Während des Hoverns über den Topic-Link können Sie Vorschau-Informationen zum Topic einsehen oder mit einem Klick auf die Topic-Seite mit allen Details abspringen. In Microsoft Search integriert sich ein Viva Topic ebenfalls als Vorschau präsent in den Suchergebnissen, sobald danach gesucht wird.

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Neben Textinhalten erhalten Mitarbeitende auch zusammenhängende Informationen wie für das Topic identifizierte Ansprechpartner:innen im Unternehmen, verwandte Dokumente sowie weitere Themen. Zudem können Sie Topics mit anderen Topics verbinden, wenn diese miteinander verwandt sind. In unserem Beispiel (siehe Abbildung) haben wir die Produktsuite Microsoft 365 mit verbundenen Services wie Teams, OneDrive und SharePoint  verknüpft. Dadurch können Mitarbeitende Zusammenhänge zwischen Topics nachvollziehen und in diese direkt abspringen.

Was bedeutet Wissensmanagement?

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Wissensmanagement bedeutet nicht, dass Viva Topics ein klassisches Wiki ist. Microsoft Viva Topics sucht automatisch mittels AI in Ihrem Microsoft 365 nach Themen bzw. Begriffen für Ihre Mitarbeitenden.


Darunter fallen zum Beispiel:

  • Projekte
  • Abkürzungen
  • Organisationen
  • Anwendungen
  • Produkte
  • Events
  • Speicherorte


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Wenn die AI ein Thema identifiziert und ausreichend Informationen dazu gesammelt hat, indexiert sie das Topic auf einer zentralen Seite in SharePoint Online (Themencenter). Wissensmanager:innen und Editor:innen müssen die Topics im Themencenter freigeben und verwalten. Wissensmanager:innen – auf diese Rolle gehen wir später noch ein – können dann entscheiden, ob die Begriffe bzw. Inhalte für die Mitarbeitenden relevant sind.


Bestätigen Wissensmanager:innen das Thema, erstellen sie anschließend eine Topic-Seite, auf der sie eine Beschreibung hinzufügen und wie bereits erwähnt Dokumente, andere Themenseiten und Ansprechpartner:innen miteinander verknüpfen können. Dabei unterstützt die AI, indem sie entsprechende Vorschläge unterbreitet. Wenn die Topics veröffentlicht sind, können Ihre Mitarbeitenden aus Textinhalten in Topics abspringen und sich über verknüpfte Inhalte informieren.


Die Rolle der Wissensmanager:innen

Wissensmanager:innen spielen eine zentrale Rolle bei der Einführung von Microsoft Viva Topics, da sie für den gesamten Lebenszyklus der Topics verantwortlich sind. Das kostet viel Zeit, die AI unterstützt sie jedoch bei ihrer Arbeit. Wissensmanager:innen schreiben, verwalten, veröffentlichen und löschen Topics. Dafür müssen sie relevante Themen identifizieren und sich mit vorgeschlagenen Personen austauschen, die Inhalte und verknüpfte Elemente für die Topics liefern. Es kann auch sein, dass die von der AI vorgeschlagenen Ansprechpartner:innen nicht zum Thema passen, da diese beispielsweise nur als Redaktionsmitglieder Beiträge erstellt haben.

Welche Möglichkeiten gibt es, Microsoft Viva Topics zu nutzen?

Bevor Unternehmen Microsoft Viva Topics nutzen, sollten sie vorab einige strategische Fragen klären. Hierzu empfehlen wir ergänzend eine direkte Beratung von Arvato Systems.


Welche Rollout-Strategie passt zum Unternehmen?

Sie haben die Möglichkeit, die Bearbeitung der Topics offen zu gestalten, sodass eine möglichst große Zahl an Mitarbeitenden Themenseiten erstellen und bearbeiten kann (Community Ansatz). Die Kontrolle liegt hierbei zwar immer noch bei den Wissensmanager:innen, Sie können die Content-Pflege der Topics aber zumindest teilweise an Fachpersonal übergeben. Dies hat den Vorteil, dass die Menge des Contents schneller wächst. Alternativ lassen sich feste Verantwortlichkeiten in Redakteur-Gruppen einteilen.

Denken Sie vor allem daran, alle Stakeholder – beispielsweise aus den Bereichen IT, Sicherheit und Recht – in das Projekt mit einzubeziehen, um Hindernisse möglichst flexibel zu umgehen.


Welche Rollen sind zu vergeben?

Folgende Rollen lassen sich mit Microsoft Viva Topics zuweisen:

  • Themenbetrachtende recherchieren und konsumieren die Themeninhalte.
  • Themenmitwirkende bzw. Redakteur:innen bearbeiten und erstellen Themen.
  • Wissensmanager:innen verwalten den Lebenszyklus der Themen. Sie reviewen Themen, passen diese an, veröffentlichen und löschen bei Bedarf Topics.
  • Wissensadministrator:innen richten Microsoft Viva Topics ein und konfigurieren die Rollen im Admin Center.

Welche Bereiche oder Personen möchten Sie in Microsoft Viva Topics ein- oder ausschließen?

Sie haben die Möglichkeit, Workspaces, Abteilungen, Begriffe/Topics und Personenkreise einzugrenzen. So lassen sich beispielsweise Workspace-Bereiche mit sensiblen Begriffen schützen, die als Topics identifiziert werden könnten.

Welche Einschränkungen gibt es aktuell?

Noch gibt es bei Microsoft Viva Topics folgende Einschränkungen:

  • Aktuell kann das Veröffentlichen von Topics bis zu 24 Stunden dauern.
  • Microsoft Viva Topics beschränkt sich noch auf die englische Sprache, unterstützt in Zukunft aber auch deutsche Inhalte.
  • Die Funktionalität Adaptive Card beschränkt sich aktuell auf SharePoint Online, steht aber demnächst auch in anderen Anwendungen wie Teams und Outlook zur Verfügung.

Was kostet Microsoft Viva Topics?

Die monatlich anfallenden Kosten für Microsoft Viva Topics richten sich nach der Anzahl der Nutzenden. Sie können sowohl das einzelne Produkt (Viva Topics) als auch die gesamte Microsoft Viva Suite mir Ihrem Microsoft Plan kombinieren. Auch ist es möglich, Microsoft Viva Topics vorab für 50 Benutzer:innen 90 Tage lang zu testen.

Informationen zur Datenhaltung

Microsoft speichert ruhende Daten von Microsoft Viva Topics ausschließlich in deutschen Rechenzentren, wenn Sie Ihren Tenant für diese Region konfiguriert haben.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das Produkt Microsoft Viva Topics mit seiner AI ein großes Potenzial liefert. Es hilft insbesondere Mitarbeitenden, die neu im Unternehmen sind, Abteilungen wechseln oder in anspruchsvollen Fachbereichen arbeiten, indem es ihnen Wissen einfach sowie schnell verfügbar macht und dadurch Unsicherheiten reduziert. Zusätzlich spart die Belegschaft aufgrund des geringeren Rechercheaufwands Zeit und ist motivierter. In einer Welt, in der der Informationsgehalt stetig wächst, spielt Microsoft Viva Topics eine Schlüsselrolle bei der Schaffung von mehr Übersichtlichkeit.

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Verfasst von

ArvatoSystems_MA_van Ooyen Jandric
Jandric van Ooyen
Experte für Microsoft 365