Whitepaper: Gast User Management für mehr Sicherheit und Kontrolle

Gastkonten können missbraucht werden, da die Nutzer:innen Zugriff auf Unternehmensressourcen erhalten. Wenn die Kontrolle über einzelne Nutzer:innen an eine externe Organisation gegeben wird, entsteht eine große Sicherheitslücke. Zudem kann eine unzureichende Verwaltung zu einer ständig wachsenden Anzahl an Konten führen, die vielleicht nicht mehr gebraucht, aber auch nicht gelöscht werden. Mit dem Gast User Manager von Arvato Systems können Unternehmen Gastbenutzer:innen effektiv verwalten. Die Lösung ist direkt in Microsoft Teams integriert und ermöglicht es den Verantwortlichen in den Fachabteilungen, Gastkonten selbstständig zu erstellen und zu verwalten. Dies entlastet die IT-Abteilung und stellt sicher, dass Gastkonten unter einen fest definierten Verantwortungsbereich fallen.

Ein gutes Gast User Management unterstützt die Anwender eines Unternehmens beim Anlegen, Verwalten und Löschen von Gastkonten, ohne die Produktivität zu stören. Microsoft 365 Managed Services ist ein vorkonfiguriertes System, das Arvato Systems Kund:innen bereitstellt. Hier lässt sich ebenfalls ein Gast User Management-System hinterlegen, um den Aufwand für den Support des Systems möglichst niedrig zu halten. Die Verantwortlichen in der Fachabteilung können Gastkonten im Self-Service erstellen und verwalten. Da Best Practices schon integriert sind, gehört Governance bereits zum Standardumfang.

Nach dem Anlegen eines Gast Users ist es wichtig zu prüfen, ob die Berechtigungen richtig gesetzt sind und kein Over-Sharing erfolgen kann. Es sollte auch geprüft werden, ob der Gastzugriff für bestimmte Inhalte ausgeschlossen werden kann. Die SaaS-Plattform und Digital Workplace Solution NAVOO® bietet eine intelligente, automatisierte Verwaltung von Inhalten und beinhaltet Funktionen zum Überwachen und Steuern von Gastkonten und deren Berechtigungen. Projektleiter:innen können in der Plattform von Arvato Systems festlegen, in welchen Intervallen ein Audit für den Gastzugriff stattfinden soll. Dazu erhalten die Fachabteilungen Erinnerungen, die vorhandenen Gastkonten regelmäßig zu überprüfen.

Gastbenutzer einfach und unkompliziert in Microsoft Teams einrichten - mit dem Gast User Manager von Arvato Systems.

Das Fundament für Ihren Modern Workplace.

Während der Einführung von Microsoft Teams bei unseren Kunden begegnen wir immer wieder den wichtigen Fragen zur richtigen Architektur, Struktur und vor allem Sicherheit. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Vor- und Nachteile verschiedener Szenarien mit Private und Shared Channels anhand von Praxisbeispielen dar.