8 Hürden bei der Einführung von CPQ Systemen im B2B Handel – und wie Sie sie vermeiden können

Der Weg vom ersten Kundenkontakt über Angebot und Bestellung bis hin zum Zahlungseingang ist oft lang im B2B Handel. Je variantenreicher die Produkte sind, desto komplexer das Angebot – und um so länger dauert der „Lead-to-Cash“-Prozess. CPQ Applikationen helfen, den Prozess zu verkürzen.

Im B2B Vertrieb kommt es besonders darauf an, mit dem Angebot schnell und treffsicher auf den Punkt zu kommen. Mit zum Beispiel auf Excel basierenden Produkt- und Preislisten ist das eine echte Herausforderung – die Angebotserstellung dauert damit einfach zu lang und ist zu fehlerträchtig. Das beeinträchtigt die Customer Experience und verlangsamt den Cash Flow.

Die Lösung sind so genannte CPQ Applikationen – das Kürzel steht für „Configure, Price, Quote“. Sie führen die Mitarbeiter:innen im Vertrieb sicher durch den Angebotsprozess. Die wesentlichen Funktionen sind die

• Workflow-basierte Angebotserstellung
• Auswahl und Konfiguration der Komponenten und Produkte
• Preisgestaltung unter Berücksichtigung kundenindividueller Rabatte
• Optionen für Up- und Cross-Selling-Angebote
• Kollaborationsfunktionen zum Beispiel für die interne Freigabe von Angeboten
• Erstellung und Verhandlung von Angeboten

Damit tragen diese Applikationen entscheidend dazu bei,

• den Sales Cycle zu verkürzen
• die betriebliche Effizienz zu optimieren
• die Margen zu schützen
• unkontrollierte Rabatte zu vermeiden
• das Volumen je Angebot zu steigern
• die Customer Experience und die Kundenloyalität zu verbessern.

Lesen Sie hierzu das kostenlose Whitepaper „Configure Price Quote – wie Sie auch sehr komplexe Angebote im B2B-Handel meistern“.

Bei der Implementierung von solchen CPQ Lösungen sollten Sie einige Hürden umgehen. Wir geben einen Überblick mit den nötigen Handlungsempfehlungen.

1. Keine Einbindung von Vertrieb und Produktmanagement

Der Lead-to-Cash-Prozesse betrifft längst nicht nur den Vertrieb, sondern viele weitere Abteilungen im Unternehmen. Denken Sie also unbedingt daran, Vertreter:innen aller in die Abwicklung von Aufträgen involvierten Abteilungen einzubinden – neben dem Marketing und dem Produktmanagement auch die Finanz- und die Rechtsabteilung. Lassen Sie die Erfahrungen und Wünsche der Mitarbeiter:innen dieser Abteilungen in Ihr CPQ Projekt einfließen.

2. Keine Analyse des bestehenden Lead to Cash Prozesses

Es gibt in jedem Unternehmen Dinge, die gut laufen und solche, bei denen Verbesserungs­bedarf besteht. Nehmen Sie sich die Zeit, die Abläufe Ihres Lead-to-Cash-Prozesses zu analysieren. Denken Sie auch dabei an die bezogenen Prozesse in allen Abteilungen. Auf diese Weise erfahren Sie, was Sie in der CPQ Applikation 1:1 umsetzen können und welche Vorgehensweisen Sie im Rahmen der CPQ Einführung optimieren sollten. Ein suboptimaler Prozess wird schließlich nicht allein dadurch besser, dass Sie ihn in ihrer CPQ Applikation abbilden.

3. Auswahl der CPQ Software ist nur für den Ist-Zustand

Im Rahmen der Digitalen Transformation durchläuft auch der Handel einen rasanten Wandel. Sicher hat Ihr Unternehmen eine Zukunftsstrategie entwickelt – etwa, welche speziellen Services wie die verbrauchsorientierte Abrechnung oder Abonnements für Verbrauchs­materialien angeboten werden sollen. Vielleicht planen Sie außerdem, dass Ihre Kunden selbständig Angebote erstellen können. Ihre CPQ Software sollte in der Lage sein, all Ihre Vorhaben abbilden zu können.

4. Funktionalität vor Bedienbarkeit und Performance

Natürlich sollte die CPQ Applikation ein breites Spektrum von Funktionen bieten, keine Frage. Das bringt aber nichts, wenn die Funktionalität auf Kosten der Bedienbarkeit und der Performance geht. Moderne Applikationen, das gilt generell, müssen übersichtlich und mit höchstem Bedienkomfort gestaltet sein.

5. Zu viele individuelle Anpassungen

In jedem Unternehmen gibt es lieb gewonnene Arbeitsweisen, die aber oft provisorische Lösungen und nicht immer auch das effizienteste Vorgehen sind. Es ist zu verlockend zu versuchen, solche Methoden in neuer Software umzusetzen (oft werden neue Applikationen auch vom Team abgelehnt, weil gewohnte Methoden nicht 1:1 umsetzbar sind. Solche individuellen Anpassungen sind aber nicht nur meist in der Entwicklung kostspielig, sondern können sich auch nachteilig auf Support- oder Updateprozesse auswirken.

Bleiben Sie daher möglichst konsequent, wenn der Wunsch nach einer Anpassung an Sie herangetragen wird. Prüfen Sie den jeweiligen Prozess und wie er in der CPQ Applikation abgebildet werden kann. Sie ermitteln so die wirkliche Notwendigkeit der gewünschten Anpassung. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass Mitarbeiter:innen oft an solchen Prozessen hängen- gehen Sie also mit der nötigen Empathie vor.

6. Von CRM und ERP bis CLM - kein Augenmerk auf vor- und nachgeschaltete Systeme

Eine CPQ-Applikation ist keine Insellösung. Leads werden meist im CRM-System entwickelt. Weitere wichtige Verbündete einer CPQ Lösung sind Ihr ERP-System sowie die Applikationen für das Product Information Management (PIM) und das Digital Asset Management (DAM). Nachgeschaltete Systeme sind etwa solche für das Contract Lifecycle Management (CLM).

Achten Sie darauf, dass Ihr neues CPQ System die nötige Offenheit für die Integration nicht nur mit Ihren bestehenden Applikationen bietet, sondern dank der entsprechenden Architektur auch zukunftssicher ist – damit Sie sich nicht irgendwann in einer Sackgasse wiederfinden.

7. Schlechte Datenqualität in CRM, ERP oder PIM

Die CPQ Applikation wird sich schnell zum „Single Point of Truth“ für das Vertriebsteam entwickeln. Es wäre also fatal, wenn vorgeschaltete Systeme wie das CRM oder ERP fehlerhafte oder unvollständige Daten an die CPQ Software übergeben würden – ihr Effizienzpotenzial könnte sich damit nicht zur Gänze entfalten (nicht ohne Grund heißt es ja, dass Datenqualität Chefsache sein sollte).

Entwickeln Sie daher, wenn noch nicht geschehen, eine Strategie zur Sicherung der Datenqualität sowie Prozesse zur Bereinigung des Datenbestandes. Dabei geht es insbesondere um die Eindeutigkeit, Korrektheit, Vollständigkeit und Aktualität der Daten.

Davon profitiert nicht nur Ihre CPQ Implementierung, sondern auch die Arbeit in allen anderen Systemen Ihres Unternehmens.

8. Kein Konzept für die Erfolgskontrolle Ihrer CPQ Initiative

Wie bei jeder Einführung einer neuen Software gilt es auch bei CPQ Applikationen zu analysieren, was es bringt und ob es lohnt. Definieren Sie daher Kriterien, mit denen Sie den Erfolg Ihrer CPQ Initiative messen können. Entsprechende KPIs könnten beispielsweise die Zeit von der Anforderung bis zum Versand des Angebots an den Kunden, die Rate fehlerhafter Angebote, die Entwicklung des Volumens je Angebot oder die Verbesserung des Cash Flows sein.

Fazit

Wenn Sie diese acht Fallstricke vermeiden, sollte dem Erfolg Ihrer CPQ Initiative nichts mehr im Wege stehen. Damit entlasten Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen entscheidend bei der Erstellung von Angeboten, damit diese sich wieder auf ihre vorrangige Aufgabe konzentrieren können – Gespräche mit bestehenden oder neuen Kunden zu führen, um Umsätze zu realisieren. Lesen Sie in unserem kostenfreien Whitepaper alles über die neuesten Trends im CPQ Bereich und wie Sie die geeignete CPQ Software finden.